Jednostavno pozovite sudionike na zakazane sastanke Microsoft Teamsa i pratite njihove odgovore.
Virtualni sastanci mogu biti iscrpljujući. To svi znaju. Dakle, kao domaćin sastanka, vaša je odgovornost da izgladite proces koliko god možete. Veliki dio toga svodi se na to da se ne održavaju improvizirani sastanci cijelo vrijeme.
Svatko ima puno stvari u svom kalendaru. Unaprijed nije samo obzirno, već i profesionalno. Srećom, iznimno je lako pozvati ljude na sastanke Microsoft Teams. Kada zakažete sastanak u Microsoft timovima, možete odmah pozvati ljude na sastanak.
Bilješka: Za besplatne i osobne račune za Microsoft Teams ne postoji mogućnost dodavanja sudionika prilikom zakazivanja sastanka. Vezu za sastanak morate poslati ručno. Opcija slanja pozivnica za sastanke dostupna je samo za Microsoft 365 račune.
Idite na karticu "Kalendar" s navigacijske ploče s lijeve strane.
Kliknite gumb "Novi sastanak" u gornjem desnom kutu zaslona. Otvorit će se prozor za planiranje.
Dajte sastanku naziv i odaberite vrijeme i datum događaja. Zatim idite na "Dodaj potrebne sudionike" da dodate osobe koje želite pozvati na sastanak. Možete pozvati korisnike unutar i izvan svoje organizacije.
Da biste pozvali korisnike iz svoje organizacije, upišite njihova imena. Timovi će dati prijedloge članova unutar vaše organizacije. Kliknite njihovo ime da biste ih dodali.
Da biste pozvali korisnike izvan svoje organizacije, morate unijeti potpunu adresu e-pošte te osobe. Pritisnite tipku enter nakon što unesete njihovu adresu e-pošte ili kliknite prijedlog "Pozovi" da biste ih dodali kao sudionike sastanka.
Za korisnike čija prisutnost nije potrebna, kliknite gumb "Izborno" na kraju tekstnog okvira.
Novo polje će se proširiti. Ovdje unesite neobavezne sudionike na sličan način kao što ste to učinili s obveznim sudionicima. Za članove organizacije unesite njihovo ime, a zatim ga odaberite u prijedlozima za Teams. Za članove izvan vaše organizacije unesite potpunu adresu e-pošte.
Teams također ima pomoćnika za zakazivanje koji vam omogućuje da usporedite svoj kalendar s kalendarima drugih sudionika (kome je u svakom slučaju dostupan) kako biste pronašli vrijeme koje odgovara svima. Idite na karticu "Pomoćnik za planiranje" da biste dobili pomoć od timova kako bi pronašli odgovarajuće vrijeme.
Nakon što unesete sve detalje u prozor planera sastanka, kliknite gumb "Pošalji".
Pozivnica će biti poslana svim sudionicima sastanka (obavezno kao i izborno) ili u njihov poštanski sandučić Outlook (za osobe unutar organizacije) ili njihovu adresu e-pošte (za strane). Korisnici mogu odgovoriti na sastanak i dodati ga u svoj kalendar pomoću pozivnice koju ste poslali.
Njihove odgovore možete vidjeti u detaljima sastanka. Da biste vidjeli pojedinosti sastanka, dvaput kliknite na sastanak u kalendaru. Ploča za 'Praćenje' nalazi se s desne strane koja prikazuje svačiji status odgovora.
Također možete pozvati više ljudi na sastanak nakon što prvo zakažete sastanak. Otvorite pojedinosti sastanka iz kalendara tako da dvaput kliknete na njega ili odaberete "Uredi" na izborniku preklapanja.
Zatim dodajte ime ili adrese e-pošte sudionika u odjeljku "Obavezni" ili "Izborni" sudionici i kliknite gumb "Pošalji ažuriranje". Korisnici koji su već dodani također će ponovno dobiti pozivnicu.
Također možete otkazati sastanak i svi će dobiti e-poruku s ažuriranjem da je sastanak otkazan.
Otvorite pojedinosti sastanka i kliknite gumb "Otkaži sastanak" u gornjem lijevom kutu alatne trake s detaljima sastanka.
Pojavit će se dijaloški okvir. Možete dodati napomenu o otkazivanju ako imate poruku koju trebate prenijeti sudionicima. U suprotnom, jednostavno kliknite gumb "Otkaži sastanak".
I eto ti. Slanje je slanje pozivnica na sastanak Microsoftovih timova. Sve što trebate učiniti je dodati korisnike koje želite pozvati u raspored sastanaka. Microsoft također olakšava praćenje statusa vaših pozivnica ili potpuno otkazivanje sastanka.