Zakažite važne sastanke kako bi svi članovi mogli prisustvovati
Platforme za suradnju kao što je Microsoft Teams potpuno su promijenile igru na daljinu, i to s pravom. Mnoge organizacije prelaze s e-pošte na aplikacije kao što je Microsoft Teams za komunikaciju među kolegama zbog prekrasnih značajki koje te platforme nude.
Jedna takva značajka koju Microsoft Teams nudi i koju vole korisnici diljem svijeta je mogućnost održavanja zakazanih sastanaka na platformi. Osim ad-hoc sastanaka, korisnici također mogu zakazati sastanke. Prije su samo pretplatnici na Microsoft 365 Business mogli održavati zakazane privatne sastanke ili sastanke kanala. Ali sada je Microsoft također dodao opciju za korisnike Microsoft Teams Free. A zakazivanje sastanaka u timovima s članovima organizacije, kao i autsajderima (općenito poznatim kao gosti u svijetu Microsoft Teams sastanaka) je najjednostavnije.
Kako zakazati sastanak ako ste besplatni korisnik programa Microsoft Teams
Otvorite desktop aplikaciju Microsoft Teams ili idite na teams.microsoft.com. Odaberite opciju "Sastanci" na navigacijskoj traci s lijeve strane.
Bilješka: Ako ne postoji opcija "Sastanci", pokušajte ažurirati svoju desktop aplikaciju Microsoft Teams jer se nova opcija tek počela uvoditi. Ako ažuriranje na najnoviju verziju još uvijek ne pokaže tu opciju, jedino što preostaje je pričekati da vam se značajka uvede.
Otvorit će se kartica Sastanci. Vidjet ćete dvije opcije: "Upoznajte se sada" i "Zakažite sastanak". Kliknite na "Zakaži sastanak" da otvorite prozor rasporeda.
Dajte svom sastanku naslov i odredite datum i vrijeme trajanja sastanka. Zatim kliknite na gumb "Raspored".
Timovi će zakazati sastanak. Na zaslonu će se pojaviti nekoliko opcija za dijeljenje pozivnice. Informacije o sastanku možete podijeliti tako da ih kopirate i pošaljete vezu putem e-pošte ili bilo koje aplikacije za razmjenu poruka ili možete poslati pozivnicu pomoću Google kalendara ili Outlook kalendara stvaranjem događaja. Odaberite željenu opciju.
Važna nota: Nemojte preskočiti ovaj korak bez barem kopiranja informacija o sastanku. Nakon što zatvorite ovaj prozor, više nećete moći pristupiti informacijama. Također biste trebali imati pri ruci vezu za sastanak ako ste odlučili da ne kreirate događaj u kalendaru jer trenutno Microsoft Teams nema ugrađeni kalendar za besplatne korisnike da prate zakazane sastanke. Odnosno, nećete se moći pridružiti sastanku ili pozvati druge na sastanak koji ste upravo zakazali ako preskočite ovaj korak.
Trenutno besplatni korisnici mogu održavati samo zakazane sastanke privatno, a ne na kanalima. Dakle, samo osobe s vezom za pozivnicu za sastanak mogu se pridružiti sastanku.
Kako zakazati sastanak ako ste korisnik Microsoft 365 Business
Pretplatnici na Microsoft 365 Business mogu zakazati sastanak iz aplikacije Microsoft Teams ili također mogu koristiti Outlook za zakazivanje sastanka u timovima.
Zakažite sastanak iz Microsoftovih timova
Otvorite desktop aplikaciju Microsoft Teams ili idite na teams.microsoft.com i prijavite se svojim Microsoftovim računom. Zatim odaberite opciju "Kalendar" na navigacijskoj traci s lijeve strane.
U kalendaru kliknite na gumb "Novi sastanak" da biste zakazali sastanak.
Otvorit će se zaslon za kreiranje novog sastanka. Dodajte naslov sastanka, a zatim upišite imena sudionika u okvir "Dodaj potrebne sudionike" da biste pozvali ljude.
Ako želite da se netko izvan vaše organizacije pridruži sastanku, upišite njegovu adresu e-pošte u okvir da biste mu poslali vezu s pozivnicom na sastanak.
Nakon što dodate sve sudionike, postavite vrijeme sastanka. Također možete koristiti 'Pomoćnik za planiranje' da pronađete slobodno vrijeme u svačijem kalendaru i postavite vrijeme za sastanak koje odgovara svima.
Microsoft Teams također omogućuje ponavljanje sastanka prema određenom rasporedu. Odaberite odgovarajuću opciju s padajućeg izbornika. Ako ne želite ponoviti sastanak, ostavite postavku na "Ne ponavlja".
Sljedeća je postavka za "Dodaj kanal" koja određuje postavke privatnosti sastanka. Neka bude prazno kako bi vaš sastanak bio privatan. Da biste otvorili sastanak članovima tima, odaberite kanal. Također možete odabrati više kanala za sastanak.
Sastanak će biti objavljen na kanalu koji odaberete na kartici "Objave", gdje članovi tima mogu postaviti dnevni red, dijeliti datoteke ili dodati svoje komentare.
Kliknite na gumb "Pošalji" ili "Spremi" (što god se pojavi ovisno o tome ima li sudionika na vašem popisu) da biste zakazali sastanak.
Zakažite sastanak timova iz Outlooka
Korisnici također mogu zakazati sastanak tima iz Microsoft Outlooka. Otvorite aplikaciju Outlook i prijeđite na prikaz kalendara. Kliknite na ikonu "Kalendar" na dnu lijevog navigacijskog okna za prebacivanje.
Prema zadanim postavkama, Microsoft Teams ima dodatak za Outlook. Kliknite na "Novi sastanak timova" u prikazu kalendara Outlooka.
Otvorit će se zaslon za zakazivanje sastanka. Postavite naziv sastanka, dodajte sudionike kojima ćete slati pozivnice za sastanak, postavite vrijeme sastanka i kliknite gumb "Pošalji" da pošaljete pozivnicu za sastanak.
Bilješka: Trenutno korisnici mogu zakazati sastanke iz Outlooka, ali ih ne mogu imati ni na jednom kanalu.
Održavanje sastanaka na Microsoftovim timovima vrlo je zgodno. Korisnici mogu zakazati sastanke iz Microsoftovih timova ili pomoću aplikacije Outlook. Korisnici Teams s pretplatom na Microsoft 365 Business također mogu koristiti pomoćnika za zakazivanje koji korisnicima omogućuje da pronađu vrijeme za sastanak koje odgovara svima.
Planer za korisnike programa Microsoft Teams Free u ovom je trenutku prilično jednostavan, ali budući da je riječ o novo implementiranoj značajci, možda će dobiti važna ažuriranja u nadolazećim mjesecima. Također možete poslati vezu s pozivnicom osobama koje nisu dio vaše organizacije kako bi se mogle pridružiti sastanku kao 'Gosti'.