Kada opcija privatnog razgovora postane smetnja, vrijeme je da je se riješite
Mnoge škole i organizacije koriste Microsoft Teams za suradnju i komunikaciju, posebno trenutno. To je jedna od najboljih aplikacija za tu svrhu, s mnogim značajkama za olakšavanje komunikacije.
Ali ponekad postaje važno ograničiti ovu lakoću i razinu komunikacije, posebno privatne komunikacije. Situacija može biti prečesta, kao kada netko počne zlorabiti značajke ili je to protivno politici škole/tvrtke. Privatni razgovori jedna su takva značajka koja može postati smetnja mnogim školama i organizacijama. I ne preostaje vam ništa drugo nego onemogućiti ga.
Iako se to može činiti ekstremnim korakom, postaje nužan. Srećom, Microsoft Teams ima odredbe za postizanje ovog podviga prilično jednostavno. I studenti/zaposlenici će imati komunikaciju putem kanala, tako da nije da ćete potpuno ograničiti svu komunikaciju.
Onemogućite privatni chat u Microsoftovim timovima
Možete potpuno onemogućiti privatne razgovore za cijelu organizaciju u Microsoft timovima, tj. nijedan korisnik vaše organizacije/škole neće imati mogućnost privatnog razgovora s bilo kojim drugim korisnicima. Kartica 'Chat' za cijelu organizaciju jednostavno će nestati. Korisno je u slučajevima kada politika vaše organizacije ograničava privatnu komunikaciju.
Druga opcija koja pruža veću fleksibilnost je onemogućavanje privatnih razgovora za podskup korisnika, a ne za cijelu organizaciju. Ovo je praktičniji izbor za škole koje žele ograničiti privatnu komunikaciju za sve učenike, a ne za nastavnike, ili samo za mlađe učenike.
Bilješka: Samo osobe s administratorskim pristupom mogu promijeniti ove postavke i onemogućiti chat u Microsoftovim timovima.
Onemogućite privatne razgovore za cijelu organizaciju
Idite na admins.teams.microsoft.com i prijavite se svojim Microsoft računom. Otvorit će se administratorska nadzorna ploča. Na navigacijskom izborniku s lijeve strane kliknite na "Pravila slanja poruka".
Da biste promijenili pravila za cijelu organizaciju, kliknite opciju "Globalno (zadana vrijednost cijele organizacije)".
Zatim na popisu pronađite opciju za 'Chat' i isključite prekidač da biste je onemogućili.
Zatim kliknite na gumb "Spremi" pri dnu da biste spremili promjene globalne politike.
Pravila mogu potrajati od nekoliko minuta do nekoliko sati da stupe na snagu. A kada se to dogodi, kartica "Chat" nestat će s navigacijske trake s lijeve strane u Microsoftovim timovima za sve.
Onemogućite privatne razgovore za neke korisnike
Da biste onemogućili privatne razgovore samo za podskup korisnika u organizaciji, idite na admin.teams.microsoft.com i otvorite pravila o porukama na navigacijskom izborniku s lijeve strane.
Otvorit će se postojeća pravila za razmjenu poruka, zadana i prilagođena (ako postoje). Kliknite na opciju "Dodaj" da biste stvorili novu prilagođenu politiku.
Otvorit će se zaslon za postavke pravila. Unesite naziv i opis (izborno) za pravilo koje će olakšati njegovo praćenje među svim prilagođenim pravilima.
Zatim idite na "Chat" i isključite prekidač da biste onemogućili chat. Time će ostale postavke ostati iste kao za druge korisnike (ako koristite zadane postavke za sve). Zatim kliknite gumb "Spremi".
Nakon izrade pravila, vrijeme je da ga dodijelite korisnicima na koje ga želite primijeniti. Nakon spremanja pravila, automatski ćete se vratiti na zaslon Pravila za razmjenu poruka. Idite na svoju novostvorenu politiku i kliknite na opciju 'provjeri' s lijeve strane da biste je odabrali.
Zatim kliknite na opciju "Upravljanje korisnicima".
Zaslon za upravljanje korisnicima pojavit će se s desne strane. Pretražite i dodajte imena korisnika na koje želite primijeniti pravilo.
Zatim kliknite na gumb "Primijeni". Prilagođeno pravilo sada će se primjenjivati na ove korisnike i više neće imati pristup privatnoj kartici "Chat" u Microsoftovim timovima.
Onemogućite chat u sastancima na Microsoft timovima
Ponekad onemogućavanje privatnog chata nije dovoljno. Chat za sastanke još je jedno mjesto koje je klasičan primjer značajki koje se mogu zloupotrijebiti u Microsoftovim timovima, posebno od strane učenika. To čak može dovesti do prekida nastave. A da bi kontrolirali haos, jedina preostala opcija je ograničiti komunikaciju i na sastanku. Poput privatnih chatova, da biste onemogućili ovu postavku, potreban vam je administratorski pristup svojoj organizaciji.
Idite na admin.teams.microsoft.com i prijavite se sa svojim administratorskim računom. Zatim kliknite na "Sastanci" na navigacijskoj traci s lijeve strane. Dodatne opcije dostupne za sastanke proširit će se ispod.
Kliknite na "Pravila za sastanke" iz ovih opcija.
Otvorit će se stranica za pravila sastanka. Idite na "Globalno (zadana vrijednost cijele organizacije)".
Zatim se pomaknite prema dolje do odjeljka "Sudionici i gosti". I kliknite na padajući izbornik pored "Dopusti chat na sastancima". Odaberite "Onemogućeno" s popisa.
Zatim kliknite na opciju "Spremi" da biste primijenili promjene.
Potrebno je neko vrijeme (od nekoliko minuta do nekoliko sati) da postavka stupi na snagu. Ako nije stupio na snagu ni nakon nekog vremena, ponovno pokretanje Microsoft Teams pomaže.
Bilješka: Time se onemogućuje chat sastanaka samo za sastanke koji se održavaju s opcijom "Upoznaj sada", a ne sastanke kanala. Također, ne možete isključiti razgovore za sastanke samo za određene sastanke.
Onemogućavanje chata u Microsoftovim timovima ekstreman je korak, s obzirom na brojne namjene koje nudi. Može biti od velike pomoći za komunikaciju, posebno privatne razgovore i razgovore za sastanke. No, kada problemi koje stvara počnu nadvladavati korištenje, ne preostaje vam ništa drugo nego otići u krajnost i onemogućiti ove divne značajke.