Napravite padajući popis stavki u Excelu kako biste unos podataka učinili lakšim, bržim i bez grešaka. Uz Excelovu značajku Validacije podataka, možete jednostavno stvoriti padajuće popise za unos podataka na radnom listu ili radnoj knjizi.
Excel padajući popis ili padajući izbornik je grafički kontrolni element koji korisnicima omogućuje odabir opcije s popisa unaprijed definiranih opcija. To će učiniti unos podataka lakšim, bržim i smanjiti netočnost i pogreške u kucanju.
Na primjer, korisnici mogu jednostavno odabrati status rada ZAVRŠENO s padajućeg izbornika. Ali ako im date izbor da ga unesu ručno, oni mogu upisati cijelu riječ ZAVRŠENO ili NA ČEKANJU ili U TIJEKU ili NAPRIJED. Bit će potrebno dosta vremena za upisivanje statusa za svaki rad, ali da se radi o padajućem popisu, to će ubrzati proces unosa podataka.
U ovom ćemo vam postu pokazati brz i jednostavan način za izradu padajućeg popisa pomoću podataka iz ćelija ili ručnim unosom podataka ili korištenjem formula u Excelu.
Izrada padajućeg popisa pomoću podataka iz ćelija
Na primjer, možete napraviti padajući izbornik za praćenje statusa svakog putovanja koje planirate poduzeti (kao što je prikazano na donjoj slici).
Najprije upišite stavke koje želite da se pojave u padajućem izborniku u nizu ćelija. To možete učiniti na listu koji će sadržavati padajuće popise ili na drugom listu.
U ovom primjeru upisali smo popis stavki za padajući popis u List 2.
Vratite se na List 1 i zatim odaberite ćeliju B2 (ovo je ćelija u kojoj ćete postaviti padajući izbornik).
Zatim idite na karticu "Podaci" i kliknite na ikonu "Provjera valjanosti podataka" i na padajućem izborniku odaberite "Provjera valjanosti podataka".
U dijaloškom okviru "Provjera valjanosti podataka" odaberite "Popis" s padajućeg izbornika "Dopusti:" i kliknite "U redu".
Kliknite na okvir "Izvor" i možete odabrati popis stavki koje želite dodati kao opcije koje će se pojaviti na popisu.
Sada odaberite popis stavki (A1:A5) s lista 2.
I mjesto gdje će se vrijednosti za padajući izbornik automatski dodati u okvir Izvor. Sada kliknite "U redu". Ako poništite opciju 'Zanemari crnu', Excel će natjerati korisnike da odaberu vrijednost s popisa.
Sada ste napravili padajući popis u ćeliji B2 stupca Status.
Da biste kopirali padajući popis u svih 5 redaka, jednostavno kliknite na mali zeleni kvadrat u donjem lijevom dijelu padajućeg okvira i povucite ga dolje do ćelije B6.
Sada se padajući popis kopira iz ćelije B2 u ćeliju B6.
Izrada padajućeg popisa ručnim unosom podataka
Alternativno, možete dodati stavke izravno na padajući izbornik tako da ih ručno unesete u polje "Izvor" dijaloškog prozora Provjera valjanosti podataka.
U ovom primjeru dodajete padajući popis za koje godišnje doba posjećujete gradove. Dakle, odaberite ćeliju C2 da biste stvorili padajući popis.
Otvorite dijaloški okvir "Provjera valjanosti podataka" na kartici "Podaci".
Odaberite "Popis" iz kriterija provjere i upišite svoj popis u okvir "Izvor". Sve stavke treba unijeti bez razmaka, odvojene zarezom između svake stavke.
Ovdje unesite "Proljeće, ljeto, jesen, zima" u izvorno polje i kliknite "U redu".
Sada će se sve stavke (opcije) unesene u polje Izvor pojaviti u različitim redcima na padajućem popisu. Zatim možete povući i kopirati popis u ostale retke kao što ste to učinili u prethodnoj metodi.
Izrada padajućeg popisa pomoću formula
Drugi način na koji možete stvoriti padajući popis je korištenje formule OFFSET u izvornom polju.
U ovom primjeru stvaramo padajući popis u stupcu Godina. Odaberite ćeliju D1 i idite na Podaci –> Alati za podatke –> Provjera valjanosti podataka.
U prozorima za provjeru valjanosti podataka unesite ovo polje izvora formule umjesto reference ćelije ili ručno unesenih stavki:
=OFFSET(referenca, redovi, stupci, [visina], [širina])Sada unesite popis stavki za padajući popis (Godina) u List 2.
U formuli navedite referencu ćelije kao B1 (početna točka popisa), navedite retke i stupce kao 0 kako biste izbjegli pomicanje reference i navedite visinu kao 5 za stavke na popisu.
=OFFSET(list2!$B$1,0,0,5)Sada, ako unesete ovu formulu u izvorno polje, ona vraća niz koji ima popis godina (B1:B5).
Ovo će stvoriti padajući popis koji prikazuje sve godine u rasponu ćelija B1:B5 lista 2.
Uklanjanje padajućeg popisa
Također možete ukloniti padajući popis u Excelu. Da biste uklonili padajući popis, odaberite ćeliju s padajućim popisom. Zatim idite na Podaci –> Alati za podatke –> Provjera valjanosti podataka.
Kliknite gumb "Izbriši sve" u donjem lijevom kutu dijaloškog okvira "Provjera valjanosti podataka" i kliknite "U redu". Time će se ukloniti padajući popis na odabranoj ćeliji.
Ako želite ukloniti sve padajuće popise na radnom listu, označite 'Primijeni ove promjene na sve ostale ćelije s istim postavkama' prije nego što kliknete na gumb 'Izbriši sve'. Zatim kliknite "U redu" za primjenu.
Sada možete kreirati i uklanjati padajuće popise slijedeći ovaj vodič korak po korak.