Kako rasporediti po abecedi u Excelu

Ovaj vodič će vam pokazati kako rasporediti po abecednom redu u Excelu pomoću značajke Sortiranje i filtriranje te formule za slaganje i formatiranje podataka u redoslijedu.

Microsoft Excel učinkovit je softver za organiziranje važnih podataka, kao što su financije, podaci o prodaji, podaci o kupcima, itd. Abecedno slanje podataka u radnim listovima jedan je od najboljih načina za brzo organiziranje, pristup i referenciranje tih podataka. Abecedno razvrstavanje raspona ćelija znači sortiranje raspona po abecedi u excelu. Podaci se mogu sortirati na oba načina, bilo uzlaznim ili silaznim redoslijedom.

Na primjer, recimo da imate veliki skup podataka o kupčevim narudžbama i želite pronaći povijest narudžbi određenog kupca. Pročešljavanje cijelog popisa postat će mučan posao. Umjesto da gubite vrijeme na pomicanje, možete svoje stupce rasporediti po abecedi kako biste brzo pronašli svoje podatke.

Postoje različiti načini koje možete koristiti za abecedno razvrstavanje podataka u Excelu, ovisno o vrsti skupa podataka na kojem radite. Excel vam omogućuje sortiranje jednog stupca ili jednog retka ili odabranog raspona ili cijelog radnog lista, kao i opcije za grupiranje više stupaca ili redaka dok ih sortirate. Naučimo kako abecedno rasporediti podatke u Excel proračunskim tablicama po recima ili stupcima.

Zašto abecedno slati podatke u Excelu

Abecedno slanje podataka imat će brojne prednosti:

Podatke čini razumnijima i lakšim za čitanje.
Olakšava korisniku traženje određene vrijednosti ili imena kupca u podatkovnoj tablici programa Excel.
Pomaže korisniku da vizualno identificira duple zapise kako bismo spriječili pogreške u unosu podataka.
Omogućuje korisnicima da jednostavno grupiraju stupce ili popise zajedno kako bi ih korisnici mogli gledati jedan pored drugog.

Postavljanje po abecedi (razvrstavanje po abecedi) jednostavan je, uobičajen način za brzo razvrstavanje podataka. Posebno je koristan za vrlo velike skupove podataka. Ukupno, postoje 4 načina abecednog rasporeda podataka u Excelu: gumb A-Z ili Z-A, značajka sortiranja, funkcija filtriranja i formule.

Abecedno postavljanje stupca u Excelu

Najbrži način za razvrstavanje po abecedi u Excelu je korištenje ugrađene značajke Sortiranje.

Najprije otvorite proračunsku tablicu koja sadrži skup podataka. Odaberite ćelije ili stupac koje želite sortirati i pazite da ne odaberete prazne ćelije. Zatim idite na karticu "Podaci" i kliknite ili "A-Z" da sortirate uzlazno ili "Z-A" da sortirate silazno u grupi Sortiraj i filtriraj.

Ako postoje prazne ćelije između, Excel pretpostavlja da su svi podaci razvrstani i zaustavlja se iznad crne ćelije. Ako želite sortirati cijeli stupac, samo odaberite bilo koju ćeliju u stupcu i upotrijebite gornju opciju.

Istim opcijama se može pristupiti i pod alatom "Sortiraj i filtriraj" u odjeljku Uređivanje na kartici "Početna".

Nakon što kliknete gumb, Excel odmah rasporedite svoj popis po abecednom redu.

Kako razvrstati i držati redove zajedno u Excelu

Možete jednostavno sortirati stupac ako imate samo jedan stupac na radnom listu, ali postaje malo komplicirano kada vaš radni list sadrži više stupaca pored stupca koji želite sortirati. Također, ponekad radimo na proračunskim tablicama gdje moramo zadržati odgovarajuće retke netaknutima nakon sortiranja stupca.

Na primjer, ako imamo proračunsku tablicu s popisom ocjena učenika. Kada sortiramo stupac s imenima učenika po abecednom redu, također želimo da se ocjene unesene u retke pored njih također pomaknu u skladu s tim.

U takvim slučajevima možete koristiti gumb 'A-Z' ili 'Z-A' za sortiranje jednog od stupaca abecednim redoslijedom i on će automatski rasporediti podatke u druge stupce, držeći retke zajedno. Pogledajmo kako to funkcionira na drugom primjeru.

Najprije odaberite prvi stupac prema kojem želite sortirati ostale stupce. Zatim odaberite "A-Z" ili "Z-A" na kartici Podaci ili kartici Početna da biste sortirali podatke u jednom stupcu, a Excel će prema tome automatski preurediti druge stupce.

Nakon što kliknete gumb za sortiranje, pojavit će se dijaloški prozor Upozorenje o sortiranju. Odaberite radio gumb za "Proširi izbor" i kliknite gumb "Sortiraj".

Ovo će zadržati retke zajedno tijekom razvrstavanja stupaca, bez neusklađenosti podataka (kao što je prikazano u nastavku).

Ako odaberete opciju "Nastavi s trenutnim odabirom", Excel će sortirati samo odabrani stupac.

Kako sortirati po abecedi po više stupaca

Ako želite abecedno sortirati skup podataka po više od jednog stupca, to možete učiniti pomoću Excelove značajke Sortiranje.

Na primjer, želimo sljedeću tablicu rasporediti po abecedi prvo po zemlji, a zatim po imenu:

Najprije odaberite cijelu tablicu koju želite sortirati abecednim redom, zatim idite na karticu 'Podaci' i u grupi Sortiraj i filtar kliknite na 'Razvrstaj'.

Ili kliknite ikonu "Sort & Filter" u odjeljku Uređivanje na kartici "Home" i odaberite "Custom Sort" za pristup istoj značajci.

Pojavit će se dijaloški okvir Sortiranje i prikazati prvi stupac (parametar) u kojem će tablica biti sortirana. U padajućem okviru "Razvrstaj po" odaberite primarni stupac po kojem želite prvo abecedno rasporediti podatke, u našem slučaju "Država", a u padajućem izborniku "Red" odaberite ili "A do Z" ili "Z do A" .

Zatim kliknite gumb "Dodaj razinu" za dodavanje druge razine sortiranja. Odaberite drugi stupac (u našem slučaju Ime) prema kojem želite abecedno rasporediti podatke u okviru "Sort By" i odaberite ili "A do Z" ili "Z do A". Ako vaša tablica ima zaglavlja na vrhu, označite potvrdni okvir "Moji podaci imaju zaglavlja" kako bi mogla preskočiti zaglavlja dok ih sortira. Dodajte više razina sortiranja ako je potrebno i kliknite "U redu".

Tablica je raspoređena po abecednom redu: prvo po zemlji, a zatim po imenu kao što je prikazano u nastavku.

Kako sortirati retke po abecedi u Excelu

Ponekad ćete možda htjeti abecedno rasporediti retke u Excelu, a ne stupce. To se može učiniti pomoću Excelove značajke Sortiranje. Na primjer, recimo da imate proračunsku tablicu u kojoj stupac od B do T prvog retka sadrži nazive gradova u kojima je broj trgovina dostupnih pod različitim vrstama maloprodaje, a stupac A sadrži vrstu prodavača. Ćelije se koriste za praćenje koliko trgovina u svakom gradu u različitim kategorijama trgovaca.

Prvo odaberite sve retke koje želite rasporediti po abecedi; Ako ne želite premjestiti oznake redaka, izostavite ih iz odabira. Sada idite na karticu "Podaci" i kliknite "Sortiraj" u grupi Sortiraj i filtriraj.

U dijaloškom okviru Sortiranje kliknite gumb "Opcije".

Pojavit će se još jedan mali dijaloški okvir koji vam daje mogućnost odabira "Sort slijeva na desno" ili "Sort top to bottom". Odaberite opciju "Sortiraj slijeva nadesno" da biste umjesto toga rasporedili abecedno po retku i kliknite "U redu" da biste se vratili na dijaloški okvir Sortiranje.

Sada odaberite redak koji želite rasporediti po abecednom redu na padajućem popisu "Razvrstaj po" (redak 1 u ovom primjeru). U drugom polju zadržite vrijednosti ćelija u okviru "Sort on" i odaberite "A do Z" (uzlazni redoslijed) u okviru Redoslijed. Zatim kliknite "U redu" da zatvorite dijaloški okvir.

Sada je prvi red u našoj tablici razvrstan po abecednom (uzlaznom) redoslijedu, a preostali redovi su preuređeni u skladu s tim kako je prikazano u nastavku.

Kako sortirati stupac po abecedi pomoću filtra

Još jedan brz način sortiranja po abecedi u Excelu je korištenje značajke Filtar. Nakon što primijenite filtre na stupce, opcijama razvrstavanja za sve stupce može se pristupiti samo jednim klikom miša.

Da biste dodali filtar u stupce, odaberite jedan ili više stupaca i kliknite opciju "Filtar" u grupi Sortiraj i filtriraj na kartici "Podaci". Ako želite primijeniti filtar na cijelu tablicu, odaberite bilo koju ćeliju u tablici i kliknite opciju "Filtar".

Opciji Filter također možete pristupiti tako da kliknete na alat "Sortiraj i filtriraj" u grupi Uređivanje na kartici "Početna" i odaberete "Filter".

Mala strelica padajućeg izbornika pojavit će se u svakom od zaglavlja stupaca. Kliknite na strelicu bilo kojeg stupca koji želite sortirati po abecedi i odaberite "Sort A to Z" ili "Sort Z to A".

Ovo će urediti željeni stupac prema odabranom abecednom redu, a ako odaberete "Sort A to Z", mala strelica prema gore pojavit će se na gumbu filtra koja označava redoslijed sortiranja (uzlazno):

Napredno sortiranje po prilagođenom redoslijedu

Razvrstavanje po abecedi nije idealno za sve abecedne podatke. Ponekad se podaci mogu rasporediti po abecednom redu, ali to nije najučinkovitiji način za njihovo razvrstavanje.

Zamislimo situaciju u kojoj možda imate popis koji sadrži nazive mjeseci ili radnih dana, a sortiranje po abecednom redu u toj situaciji nije korisno. Ima smisla taj popis poredati kronološki. Ako sortirate od A do Ž, rasporedit će se mjeseci po abecednom redu, travanj će biti prvi, zatim kolovoz, veljača, lipanj i tako dalje. Ali ovo nije ono što želite. Srećom, vrlo je lako kronološki rasporediti u Excelu pomoću opcije Napredno prilagođeno sortiranje.

Započnite odabirom tablice koju želite sortirati. Zatim odaberite "Prilagođeno sortiranje" pod "Sort & Filter" u odjeljku Uređivanje na kartici Početna.

U dijaloškom okviru Sortiranje odaberite stupac koji sadrži mjesece u godini u odjeljku stupaca, poredajte po 'Vrijednosti', kao i obično, a u odjeljku Narudžba odaberite 'Prilagođeni popis'.

U dijaloškom okviru Prilagođeni popisi možete stvoriti vlastiti popis. Postoje neki zadani prilagođeni popisi uključujući dane u tjednima, skraćene mjesece, mjesece u godini i tako dalje. Odaberite odgovarajuću opciju sortiranja prema vašim potrebama (u našem slučaju siječanj, veljača, ..) i kliknite "U redu". Zatim ponovno kliknite "U redu" kako biste svoj popis kronološki sortirali.

Primijetit ćete da ste uspješno sortirali popis prema mjesečnom redoslijedu.

Kako sortirati po abecedi u Excelu pomoću Excelovih formula

Ako ste ljubitelj formula, onda možete koristiti Excel formule za abecedni popis. Dvije formule koje se mogu koristiti za abecedno postavljanje podataka su COUNTIF i VLOOKUP.

Na primjer, imamo popis imena koje želimo rasporediti po abecedi pomoću formule.

Da bismo ovo sortirali, u postojeću tablicu ćemo dodati privremeni stupac pod nazivom "Red razvrstavanja".

U ćeliji (A2) pored podataka upotrijebite sljedeću formulu COUNTIF:

=COUNTIF($B$2:$B$20,"<="&B2)

Gornja formula uspoređuje tekstualnu vrijednost u ćeliji B2 sa svim ostalim tekstualnim vrijednostima (B3:B20) i vraća njezin relativni rang. Na primjer, u ćeliji B2 vraća 11, jer postoji 11 tekstualnih vrijednosti koje su niže ili jednake tekstu 'Nancy' po abecednom redu. Rezultat je redoslijed sortiranja imena zaposlenika u ćeliji B2.

Zatim upotrijebite ručicu za popunjavanje povucite ovu formulu da je ispunite cijelim rasponom. Ovo daje redoslijed sortiranja svakog od imena na popisu.

Sada moramo urediti podatke prikazane na gornjoj snimci zaslona na temelju broja reda sortiranja, a za to ćemo koristiti funkciju VLOOKUP.

Sintaksa:

=VLOOKUP(,A:B,2,0)

Ovdje "broj sortiranja" predstavlja brojeve u rastućem redoslijedu od 1 do 20. Za silazni red, brojevi bi trebali biti od 20 do 1.

Ovdje imamo stupac D za sortirana imena. Za ćeliju D2 unesite sljedeću formulu VLOOKUP:

=VLOOKUP(1,A:B,2,0)

Slično, za drugu i treću ćeliju morate koristiti formulu kao:

=VLOOKUP(2,A:B,2,0) i =VLOOKUP(3,A:B,2,0) i tako dalje…

Nakon unosa ove formule VLOOKUP u svaku ćeliju pored podataka, popis se raspoređuje po abecedi.

Umjesto ručnog unosa gore spomenute formule (1-20) u svaku ćeliju, možete koristiti i funkciju reda kako biste olakšali svoj rad. Funkcija Row () vraća broj retka trenutne ćelije. Dakle, uz pomoć funkcije reda, formula će biti:

=VLOOKUP(RED()-1,A:B,2,0)

Ova formula će vam dati isti rezultat kao i gornja formula.

Zatim upotrijebite ručicu za popunjavanje da povucite ovu formulu da je ispunite u cijelom rasponu.

Kako abecedno rasporediti unose prema prezimenu

Povremeno moramo abecedno sortirati tablice s prezimenima. U takvim slučajevima, iako imena počinju imenom, trebate ih rasporediti po abecednom redu prezimena. To možete učiniti pomoću Excel tekstualnih formula.

Da biste to učinili, prvo ćete morati izdvojiti ime i prezime iz punih imena u dva različita stupca. Zatim okrenite nazive, sortirajte ih, a zatim ih vratite u izvorni oblik.

S punim imenom u A2 unesite sljedeće formule u dvije različite ćelije (B2 i C2), a zatim kopirajte formule niz stupce (pomoću ručke za popunjavanje) do posljednje ćelije s podacima:

Da biste izdvojili ime, unesite ovu formulu u ćeliju C2:

=LIJEVO(A2,TRAŽI(” “,A2)-1)

Da biste izdvojili prezime, unesite ovu formulu u ćeliju D2:

=DESNO(A2,LEN(A2)-TRAŽI(" ",A2,1))

A zatim, u ćeliji E2, spojio ime i prezime obrnutim redoslijedom odvojenim zarezom:

=D2&", "&C2

Imena i prezimena smo odvojili i preokrenuli. Sada ih moramo rasporediti po abecedi i obrnuti ih unatrag. Kao što možete vidjeti gore, kada izdvajamo imena pomoću formule, stupci C, D i E zapravo sadrže formule, ali su oblikovane tako da izgledaju kao vrijednosti. Dakle, moramo formulu pretvoriti u vrijednosti.

Da biste to učinili, najprije odaberite sve ćelije formule (E1:E31) i pritisnite Ctrl + C da ih kopiram. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije, kliknite ikonu "Vrijednosti" ispod "Opcije lijepljenja" i pritisnite tipku "Enter".

Zatim odaberite bilo koju ćeliju u rezultirajućem stupcu i kliknite opciju "A do Z" ili "Z do A" na kartici "Podaci" ili "Početna" prema vašim potrebama.