Imajte čekaonice na svojim sastancima kako biste bili sigurni i bez smetnji
Čekaonice su vrlo željena značajka u ekosustavu virtualnih konferencija. Oni štite vaše sastanke od bilo kakvih sigurnosnih nezgoda kao što su neželjeni ljudi koji ispadaju i ometaju cijeli sastanak. Razmjeri koliko bi to moglo biti katastrofalno postalo je potpuno jasno ranije ove godine u obliku Zoombombinga.
Od tada su svi domaćini skupova, bilo da su domaćini stručnih skupova ili predavanja, shvatili važnost čekaonice.
Što je čekaonica?
Čekaonica u virtualnom ekosustavu sastanka svojevrsni je tampon. Svi sudionici sastanka prolaze kroz njega prije nego što budu primljeni u sobu za sastanke. Domaćin sastanka ima potpunu kontrolu nad time koga će primiti na sastanak. Na ovaj način, nepozvani gosti ne mogu jednostavno ući na sastanak. Kao što vidite, vrlo su funkcionalni i potrebni za zaštitu vaših sastanaka.
Kako koristiti čekaonicu u Webexu
Korisnici Webexa oduvijek traže čekaonicu ili predvorje na sastancima gdje sudionici mogu čekati prije nego što se pridruže sastanku. Prije ste mogli imati čekaonicu u osobnim sobama za sastanke, ali ne i na zakazanim sastancima. Ali Webex Meeting verzija 40.9 to je promijenila.
Kako koristiti čekaonicu u osobnoj sobi za sastanke
Svaki korisnik Webexa ima osobnu sobu za sastanke u Webexu koja ima prilagodljivu vezu i nikad ne istječe. Jedinstvena je samo za vas i uvijek je dostupna; ne morate ga unaprijed rezervirati da biste ga koristili. Svi improvizirani sastanci koje imate u Webexu održavaju se u ovoj osobnoj sobi za sastanke.
Sada, prema zadanim postavkama, sastanci u osobnoj sobi nemaju ni čekaonicu. Ali možete konfigurirati postavke da ih imate. Webex ima opciju zaključavanja sastanaka. Kada je sastanak zaključan, svi sudionici koji mu se pokušaju pridružiti umjesto toga ulaze u predvorje. Domaćin ih tada može pustiti unutra ako žele.
Da biste zaključali sastanak u osobnoj sobi, idite na alatnu traku sastanka i kliknite ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke).
Zatim uključite prekidač za opciju "Zaključaj sastanak" na izborniku.
Svi sudionici koji se pridruže nakon što zaključate sastanak morat će pričekati u predvorju. Na zaslonu ćete dobiti obavijest da u predvorju čekaju sudionici. Kliknite da biste vidjeli popis.
Možete ih sve prihvatiti jednim klikom tako da ih sve odaberete ili samo prihvatite sudionike koje želite pustiti. Odaberite sudionike i kliknite gumb "Primi".
Sada ćete to morati učiniti za svaki sastanak u osobnoj sobi koji želite zaključati. Ali s obzirom na to da ćete biti prvi na sastanku jer je to improvizirano, to i nije toliki problem. Ovo rješenje je savršeno za ljude koji možda ne žele čekaonicu na svakom sastanku.
Ali za ljude koji žele funkcionalnost čekaonice prema zadanim postavkama na svim sastancima, postoji drugi način. Konfiguriranje ove male postavke automatski zaključava svaki sastanak u osobnoj sobi čim počne.
Idite na webex.com i prijavite se u svoj Webex prostor za sastanke. Na navigacijskom izborniku s lijeve strane kliknite na "Postavke".
Zatim idite na "Moja osobna soba".
Otvorit će se vaše osobne postavke sobe. Pomaknite se prema dolje do postavke "Automatsko zaključavanje". Zatim kliknite potvrdni okvir pored njega da biste ga odabrali.
Kada ga odaberete, padajući izbornik za vrijeme će se moći kliknuti. Kliknite na njega i odaberite '0' među opcijama.
Zatim kliknite gumb "Spremi".
Sada će sve vaše osobne sobe za sastanke prema zadanim postavkama imati čekaonicu.
Bilješka: Da biste mogli primati osobe iz predvorja na zaključani sastanak, trebali biste koristiti stolnu aplikaciju Webex Meetings, desktop aplikaciju Webex Teams ili sobu ili stolni uređaj registriranu u oblaku Cisco Webex. Inače nećete moći primiti ljude bez otključavanja sastanka.
Kako koristiti čekaonicu s zakazanim sastankom
Za zakazane sastanke posebno je važno imati čekaonicu. Ako drugi sudionici stignu prije domaćina, trebaju biti u čekaonici odakle ih domaćin može pustiti unutra.
Ali prije niste mogli imati ovu funkciju čekaonice na zakazanom sastanku na Webexu. Svi sudionici koji su stigli prije domaćina uopće se nisu mogli pridružiti sastanku ako je sastanak bio zaključan. Morali su se osvježiti i pokušati ponovno pridružiti sastanku nakon dolaska domaćina. Kao što možete zamisliti, to uopće nije intuitivno. Kako sudionik može znati o dolasku domaćina na sastanak?
Ali od Webexa 40.9 nadalje, možete imati čekaonicu za goste na zakazanim sastancima. Gosti su korisnici koji ili nisu prijavljeni na svoje Webex račune ili vanjski korisnici koji nemaju Webex račun na vašoj web-lokaciji. Stoga će svi gosti koji stignu prije domaćina morati pričekati u sobi za sastanke. Ali svi članovi organizacije koji stignu prije domaćina moći će se izravno pridružiti.
Idite na webex.com i prijavite se u svoj prostor za sastanke. Zatim idite na "Sastanci" iz navigacijskog izbornika s lijeve strane.
Kliknite gumb "Zakaži" da biste zakazali novi sastanak.
Ili također možete urediti prethodno zakazani sastanak s novim postavkama. Otvorite sastanak i kliknite gumb "Uredi".
Zatim, nakon što zakažete sastanak kako biste to učinili, pomaknite se prema dolje i kliknite "Prikaži napredne opcije".
Ispod njega će se proširiti nekoliko opcija. Kliknite na "Opcije rasporeda".
U opcijama zakazivanja idite na "Otključani sastanci". Zadana postavka za ovu opciju postavljena je na "Gosti se mogu pridružiti sastanku". Kliknite radio gumb za "Gosti čekaju u predvorju dok ih domaćin ne prihvati" da biste ga odabrali.
Sada, baš kao i s postavkama vaše osobne sobe za sastanke, vidjet ćete opciju za "Automatsko zaključavanje". Moglo bi vas navesti da se zapitate zašto jednostavno ne možete zaključati sastanak kako biste omogućili čekaonicu kao kod osobnih soba za sastanke.
Samo zaključavanje sastanka bez omogućavanja prethodne postavke neće stvoriti čekaonicu za goste koji stignu prije domaćina. Umjesto toga, izravno bi ušli na sastanak. Stoga je važno omogućiti prethodnu opciju. No, također je važno zapamtiti da stvara samo čekaonicu dok se ne pridružite sastanku. Da biste stvorili čekaonicu za poslije, morate zaključati sastanak.
Sada možete omogućiti 'Automatsko zaključavanje' tijekom zakazivanja sastanka ili možete zaključati sastanak s alatne trake sastanka nakon što se pridružite sastanku; u potpunosti ovisi o vama. Nakon što je sastanak zaključan, svi sudionici, gosti i članovi organizacije morali bi proći kroz čekaonicu.
Na kraju kliknite gumb "Spremi" ili "Zakaži".
Za zakazane sastanke ne postoji generička opcija koja će stvoriti čekaonicu za svaki sastanak. Morat ćete izvršiti ove korake za svaki sastanak koji zakažete.
Čekaonice u virtualnom sastanku iznimno su važne kako bi se izbjegle nezgode. I premda na sastancima Webexa možete imati čekaonicu, mehanika nije tako jednostavna i jasna. Ali kada znate kako to učiniti, možete osigurati da su vaši sastanci sigurni koliko bi trebali biti.