Upotrijebite postavke statusa u Microsoftovim timovima kako biste svom timu obavijestili jeste li dostupni
Microsoft Teams postao je jedna od najpopularnijih aplikacija Workstream Collaboration. A za organizacije koje ga koriste, to je sada primarni način komunikacije među članovima tima koji prestižu e-poštu. I to s pravom. Microsoft Teams ima puno alata koji komunikaciju i suradnju čine učinkovitijom i produktivnijom od tradicionalnih sredstava.
Čak i kada radite od kuće i niste prisutni u istom fizičkom prostoru, postoji mnogo alata za izbjegavanje pogrešne komunikacije i održavanje produktivnosti. Jedan od takvih alata koji ste možda previdjeli, ali biste trebali početi obraćati pažnju su različite postavke statusa dostupne u Microsoft Teams-u i svi načini na koje ih možete koristiti.
Koje su postavke statusa dostupne u Microsoftovim timovima
Na raspolaganju su vam dvije vrste postavki statusa u timovima – Status prisutnosti korisnika i Prilagođeni status.
Što je status prisutnosti korisnika
Status prisutnosti korisnika dio je vašeg profila u Microsoftovim timovima (i također u cijelom Microsoft 365) koji omogućuje drugim korisnicima da saznaju vaše stanje dostupnosti. Pojavljuje se kao mala točka u zelenoj/crvenoj/žutoj/sivoj boji pored vaše profilne slike.
Jedan pogled na status i ostali članovi vašeg tima bit će svjesni jeste li na mreži, na sastanku, da vas ne ometaju itd. Shvaćate suštinu. Strogo govoreći, namijenjen je da druge obavijestite o općem stanju vaše dostupnosti.
Što je prilagođeni status
Osim statusa prisutnosti korisnika, postoji i Prilagođeni status u Microsoftovim timovima koji možete koristiti kako biste drugima obavijestili točne okolnosti vaše dostupnosti. Gdje status prisutnosti korisnika može nekome reći samo da ste daleko od stola, prilagođeni status može reći točne razloge za ovaj status, kao što je reći nekome da ste odsutni na ručku i da ćete se vratiti za sat vremena.
To je mala prilagođena poruka koju možete prikazati na kratko vrijeme. Drugi korisnici ga mogu vidjeti kada pređu iznad vaše profilne slike. Također se pojavljuje kada vam netko pošalje poruku putem osobnog chata ili vas @spomene ako želite.
Korištenje postavki statusa u Microsoft Teams
Postavljanje vašeg statusa u Microsoftovim timovima kako biste pokazali vašu dostupnost drugim korisnicima prilično je jednostavno.
Postavljanje statusa vaše prisutnosti
Možda ste primijetili da, iako nikada prije niste promijenili postavke statusa, automatski dolazi do promjene vašeg statusa prisutnosti. To je zato što Microsoft Teams automatski prikazuje vaš status ovisno o različitim okolnostima.
Također ćete otkriti da vam određene opcije statusa nisu dostupne za postavljanje kao svoj status, ali ih možete vidjeti kao stanje prisutnosti drugih korisnika. Poput "Na sastanku", "Prezentacija", "Fokusiranje" itd. Ove opcije nisu samo "nedostupne" za vas, već ih nitko ne može postaviti. Ovi statusi su konfigurirani u aplikaciji, tj. Microsoft Teams mijenja te statuse. Može ih promijeniti u "Na sastanku" kada ste, dakle, na sastanku, ili "Predstavljam" kada dijelite zaslon na sastanku, i tako dalje.
Ali opcije za vas su ograničene. Da biste postavili korisnički konfigurirani status prisutnosti, kliknite na gumb profila na naslovnoj traci aplikacije Teams.
Pojavit će se kontekstni izbornik. Idite na opciju Status (trenutni status) na izborniku.
Pojavit će se podizbornik sa sljedećim opcijama statusa: Dostupan, Zauzet, Ne uznemiravaj, Odmah se vraćam i Odsutan. Kliknite na status koji želite prikazati. Postoji i opcija "Poništi status" ako želite vratiti prisutnost u stanje konfigurirano aplikacijom.
Kada sami postavite status, on u većini slučajeva nadjačava status konfiguriran u aplikaciji jer je njegov prioritet visok. Na primjer, ako postavite status kao "Ne ometaj", timovi ga neće promijeniti u "Na sastanku" ili "U pozivu" kao što bi to činili inače.
Ipak, nisu svi kipovi koje je konfigurirao korisnik poništavajući. Čak i ako postavite svoj status na 'Dostupan', timovi bi ga nadjačali na 'Odsutan' nakon što bi većinu vremena otkrili neaktivnost dulje od pet minuta.
Također, kada sami postavite status u Microsoft Teams, sva stanja imaju zadano razdoblje isteka. Dakle, čak i ako zaboravite vratiti svoj status, nećete zauvijek ostati na Ne ometaj ili Zauzet.
| Korisnički konfigurirano stanje | Zadani rok trajanja |
|---|---|
| Zaposlen | 1 dan |
| Ne smetaj | 1 dan |
| Drugi | 7 dana |
Postavljanje prilagođenog statusa
Da biste postavili prilagođenu statusnu poruku, kliknite na gumb profila, a zatim idite na 'Postavi statusnu poruku' s izbornika.
Otvorit će se okvir za sastavljanje statusne poruke. Sastavite status koji želite prikazati drugima; maksimalna duljina prilagođenog statusa je 280 znakova. Također možete @spomenut nekoga u svom statusu.
Nakon sastavljanja statusa, ako želite, označite opciju "Prikaži kada mi ljudi pošalju poruke". Kada je ova opcija omogućena, kad god vam netko pošalje privatnu poruku ili vas @spomene na kanalu, timovi će prikazati vaš status iznad svog okvira za pisanje. Dakle, u paklu neće biti šanse da propuste vaš status i da vas kasnije okrive što niste odgovorili.
Također možete postaviti datum isteka statusa nakon čijeg završetka će timovi automatski izbrisati vaš status. Prema zadanim postavkama, prikazat će se "Danas" kao odabrana opcija. Kliknite na njega da biste proširili padajući izbornik. Zatim odaberite jednu od opcija između "Nikad", "1 sat", "4 sata", "Danas", "Ovaj tjedan". Također možete odabrati "Prilagođeno" da biste odredili datum i vrijeme.
Sada dodirnite "Gotovo" da biste spremili status.
Vaš će prilagođeni status biti postavljen i vidljiv drugima zajedno s vašim stanjem prisutnosti.
Savjet: Tu je i status izvan ureda koji možete postaviti u Microsoft Teams-u koji se, smiješna priča, zapravo ne može postaviti iz Microsoftovih timova. Pročitajte kako postaviti izvan ureda u Microsoft Teams u našem detaljnom blogu ovdje.
Pratite status drugih korisnika u Microsoftovim timovima
Osim postavljanja vlastitog statusa kako biste ostali informirani, možete pratiti i status drugih korisnika u svojoj organizaciji. Kada pratite status neke osobe, dobit ćete obavijest svaki put kada se pojavi Dostupan ili izvan mreže. Morate priznati da je primanje obavijesti bolje nego da morate opsesivno uhoditi i čekati da se pojave na mreži kada imate neki važan posao.
Kliknite na gumb profila u Microsoft Teams i idite na opciju "Postavke" s izbornika.
Idite na "Obavijesti" iz navigacijskog izbornika s lijeve strane.
Pronađite opciju "Ljudi" i kliknite na gumb "Uredi" pored nje.
Sada dodajte osobu(e) čiji status želite pratiti i primajte obavijesti o tome.
Ove obavijesti možete zaustaviti u bilo kojem trenutku klikom na gumb "Isključi" pored imena osobe.
Postavke statusa u Microsoft Teams neprocjenjiv su alat koji vam je dostupan kako biste bili sigurni da nema mjesta za pogrešnu komunikaciju. Također možete koristiti razne postavke kao što su Ne ometaj, ili Fokusirano itd. kako biste bili sigurni da se možete usredotočiti na zadatak koji imate pri ruci i da vas nitko ne može ometati. I dalje primate poruke od ljudi, samo ne obavijesti, tako da možete ostati u svojoj zoni.