Upravljanje zadacima upravo je postalo puno lakše.
Microsoft je prošle godine najavio aplikaciju Tasks za Microsoft Teams i slobodno se može reći da je to jedna od aplikacija čiji su dolazak ljudi željno iščekivali. Praćenje različitih zadataka o kojima se moramo pobrinuti tijekom dana ili do kraja tjedna ili mjeseca može biti zaista zastrašujuće. Naravno, u Microsoftu postoje različite aplikacije za to.
Ali upravo je to problem. Ili je barem tako bilo. Aplikacije su bile odvojene. I morali biste se prebacivati između više aplikacija da biste sve pratili. Bilo je stvarno teško sačuvati svoj razum dok to radiš. Ali sa Zadacima, Microsoft to mijenja.
Aplikacija Tasks na jedno mjesto donosi sve mogućnosti Microsoftovih zasebnih aplikacija za praćenje napretka i upravljanje zadacima. Nova aplikacija Zadaci kombinira vaše osobne zadatke iz To-Do i dijeljene zadatke iz aplikacije Planner izravno u Microsoft Teams. Tako možete pratiti sve svoje zadatke s jednog mjesta.
Dodavanje zadataka u Microsoft Teams
Aplikacija Tasks počela se uvoditi ranije ove godine u fazama i sada je općenito dostupna svima s pretplatom na Microsoft 365. Korisnici Microsoft Teams Free nemaju pristup aplikaciji.
Aplikaciju Zadaci možete dodati kao aplikaciju za cijeli sustav u Microsoft Teams ili kao karticu u kanalu. Kada dodate Zadatke kao karticu u kanal, ona neće uključivati vaše osobne zadatke iz To-Do.
Prije dodavanja aplikacije Zadaci u Microsoft Teams, morate zapamtiti jednu stvar. Nećete pronaći aplikaciju pod nazivom "Zadaci". Trenutno ćete ga pronaći pod nazivom "Planer".
Postupno će se naziv promijeniti u "Zadaci po planeru i obavezama" prije nego što konačno postane "Zadaci". Promjena na prijašnji već je počela, a neki korisnici mogu pronaći aplikaciju pod tim imenom umjesto "Planner". No, bez obzira na naziv, funkcionalnost je ista.
Da biste koristili aplikaciju Zadaci, kliknite na opciju "Više dodanih aplikacija" (tri točke) na navigacijskoj traci s lijeve strane.
Zatim kliknite na traku za pretraživanje "Pronađi aplikaciju" i potražite "Planer". Kliknite aplikaciju da biste je dodali u svoj popis Microsoft Teams.
Otvorit će se prozor opisa aplikacije. Kliknite gumb "Dodaj" da biste instalirali aplikaciju.
Planer (ili, u nekim slučajevima, Zadaci po planeru i Zadaci) pojavit će se na navigacijskoj traci. Također možete prikvačiti aplikaciju na navigacijsku traku za budući pristup. Desnom tipkom miša kliknite aplikaciju i odaberite "Prikvači" s izbornika opcija.
Korištenje zadataka u Microsoftovim timovima
Aplikacija Zadaci na Microsoftovim timovima prikazuje vaše zadatke u dva odjeljka: "Moji zadaci" i "Dijeljeni planovi".
Odjeljak "Moji zadaci" uključuje vaše popise iz aplikacije Microsoft To-Do, kao i sve zadatke koje ste dodali u To Do i Outlook. Također uključuje odjeljak za "Dodijeljeno meni" koji prikazuje sve zadatke iz Planera koji su dodijeljeni posebno vama kako biste uvijek mogli imati pri ruci popis zadataka.
Odjeljak Dijeljeni planovi uključuje zadatke ili planove iz aplikacije Planner koji su dodani timovima.
Odjeljak 'Moji zadaci' također uključuje Važne i Planirane kategorije. Kategorija Važno prikazuje sve zadatke koje ste označili zvjezdicom, od Zadaća, kao i zadatke koji su vam dodijeljeni u Planeru.
Kategorija Planirano prikazuje sve vaše zadatke koji imaju rok dospijeća, od Zadatka, kao i Planera koji su vam dodijeljeni, razvrstani po datumu kako biste mogli pratiti svoj raspored. Također prikazuje zadatke iz planova koji nisu dio vaših timova, ali su prisutni u izvornoj aplikaciji Planner.
Stvaranje novih zadataka
Aplikacija Zadaci jednostavno ne prikazuje sve vaše zadatke iz ovih drugih aplikacija; također možete kreirati nove zadatke.
Kliknite opciju "Novi popis ili plan" pri dnu zaslona da biste stvorili nove popise ili planove.
Pojavit će se prozor za stvaranje novog zadatka. Dajte svoj popis ili isplanirajte naslov. Zatim idite na padajući izbornik pod "Kreiraj u" i odaberite vrstu zadatka koji će to biti. Odaberite "Moji zadaci" ako želite stvoriti privatni popis ili naziv tima, a kanal ako želite stvoriti zajednički plan.
Zatim kliknite gumb "Kreiraj".
Da biste stvorili novi zadatak na postojećem popisu ili planu, prvo idite na taj popis/plan. Pretpostavimo da želite stvoriti novi osobni zadatak za To-Do, idite na "Zadaci" pod "Moji zadaci".
Zatim kliknite na opciju 'Dodaj zadatak'.
Unesite naslov zadatka i status prioriteta ili rok ako postoji. I kliknite na gumb 'U redu' (ikona kvačice) da biste spremili zadatak.
Da biste uredili dodatne informacije o zadatku, poput dodavanja opisa ili podzadataka, kliknite zadatak.
Otvorit će se prozor za uređivanje. Idite na "Kontrolni popis" i dodajte podzadatke za zadatak gdje piše "Dodaj stavku".
Slično, za novi zajednički plan zadatka, idite na naziv plana i kliknite na opciju "Dodaj zadatak". Jedina razlika za novi zadatak u planu bile bi kategorije stupaca. Možete unijeti pojedinosti za kategorije "Dodijeljeno" i "Kontrola" prilikom izrade novog zadatka za Planer.
Pregled vaših zadataka
Zadaci koje treba obaviti mogu se vidjeti samo kao popis, ali zadaci Planera podržavaju 4 vrste prikaza. Svoje zadatke možete prikazati u obliku popisa, ploče, grafikona ili rasporeda.
Prema zadanim postavkama, prikaz "Popis" bit će vidljiv.
Prikaz ploče prikazuje sve zadatke u obliku kartica na ploči, što je zadani prikaz u izvornoj aplikaciji Planner u Microsoft 365.
Prikaz grafikona prikazuje svu statistiku koja se odnosi na plan u obliku grafikona što ga čini vizualnijim i stoga lakšim za praćenje svih informacija.
A prikaz rasporeda prikazat će sve vaše zadatke u kalendaru što olakšava praćenje vaših rokova.
Za promjenu prikaza kliknite odgovarajuću opciju u desnom kutu alatne trake iznad zadataka.
Korištenje zadataka kao kartice
Zadatke možete dodati i kao karticu u kanalu Teams. Kada se doda na kanal, aplikacija neće uključivati vaše osobne zadatke iz To-Do. Uz aplikaciju Zadaci na kanalu, vaš tim može zajednički kreirati planove i organizirati sve zadatke pri ruci.
Idite na kanal na koji želite dodati planer i kliknite na ikonu '+' na vrhu da dodate novu karticu.
Potražite "Planer" u aplikacijama i kliknite na njega. Možete stvoriti novi plan ili dodati postojeći. Odaberite radio gumb koji odgovara željenoj opciji, a zatim ili unesite naziv plana (za stvaranje novog plana) ili odaberite postojeći plan s padajućeg izbornika. Zatim kliknite opciju "Spremi".
Nova aplikacija Zadaci u Microsoft Teamsu učinit će upravljanje zadacima, timskim i osobnim, komad kolača. A u nadolazećim mjesecima samo će doći do poboljšanja aplikacije, s više dodataka poput ponavljajućih zadataka, popisa Moj dan itd.