Možete stvoriti padajući popis u Google tablicama koristeći popis stavki u rasponu ćelija ili ručnim unosom stavki.
Padajući popis (također poznat kao padajući izbornik ili padajući izbornik) je izbornik, sličan okviru s popisom, koji korisnicima omogućuje odabir opcije s popisa unaprijed definiranih opcija. Padajući popis osigurava da korisnici u ćelije unose samo vrijednosti koje su dostupne na danom popisu.
Kada surađujete na Google tablicama, ponekad ćete možda htjeti da drugi korisnici unose ponovljene vrijednosti u stupac. Kako biste izbjegli netočnost, pogreške pri upisu i napravili zatvarač za unos podataka, možda ćete htjeti dodati padajući popis kako biste osigurali da korisnici unose samo navedene vrijednosti.
Na primjer, stvarate popis zadataka koje želite da vaš tim obavi. I želite da vaš tim ažurira status svakog zadatka kao Gotovo, Na čekanju, Prioritet, Preskočeno i Zadatak u tijeku. Da biste to učinili, možete stvoriti padajući izbornik s popisom statusa zadataka između kojih korisnik može birati umjesto ručnog unosa podataka.
U ovom vodiču ćemo pokriti sve o stvaranju i upravljanju padajućim popisom u Google tablicama.
Izrada padajućeg popisa u Google tablicama
Padajući izbornik je funkcija provjere valjanosti podataka koja omogućuje korisnicima da kontroliraju što se može unijeti u radni list. Možete brzo izraditi padajući izbornik pomoću dijaloškog okvira za provjeru valjanosti podataka u Google tablicama.
Postoje dva načina na koja možete dodati padajući izbornik u Google tablice. Možete napraviti padajući popis s vrijednostima u rasponu ćelija ili ručno odrediti stavke za popis.
Izradite padajući izbornik pomoću raspona ćelija u Google tablicama
Možete napraviti padajući popis u Google tablicama pomoću popisa stavki sadržanih u rasponu ćelija.
Najprije otvorite Google proračunsku tablicu i unesite popis stavki u raspon ćelija koje želite uključiti u padajući popis. Ovdje, u ovom primjeru proračunske tablice, imamo popis naziva gradova kao ogranaka.
Zatim odaberite ćeliju ili raspon ćelija u kojima želite stvoriti padajući popis. Može biti na istom radnom listu ili zasebnom radnom listu.
Zatim kliknite na izbornik "Podaci" na vrhu proračunske tablice i na padajućem izborniku odaberite opciju "Provjera valjanosti podataka".
Ili kliknite desnom tipkom miša nakon što odaberete ćeliju(e) i odaberite "Provjera valjanosti podataka" na dnu kontekstnog izbornika.
Pojavit će se dijaloški okvir za provjeru valjanosti podataka. Ovdje možete definirati i prilagoditi svoj padajući popis različitim postavkama.
Raspon ćelija
Prvo polje, "Raspon ćelija", navodi lokaciju na kojoj će se stvoriti padajući popis. Budući da smo već odabrali raspon za to, on se automatski popunjava.
To također možete promijeniti klikom na 'ikonu tablice' u polju Raspon ćelija i odabirom raspona ćelija u koje želite umetnuti padajući popis.
Kriteriji
Zatim, odjeljak Kriteriji ima popis opcija na padajućem izborniku i potrebne su vam samo prve dvije opcije. Ne možete stvoriti padajući izbornik s drugim opcijama.
Kliknite na padajući izbornik i odaberite opciju "Popis iz raspona" da dodate raspon kao kriterij.
U polje pored njega unesite referencu/raspon ćelije koji sadrži sve vrijednosti koje želite uključiti u padajući popis. Umjesto ručnog unosa raspona, samo kliknite na ikonu 'Odaberi raspon podataka' (ikona tablice).
Pojavit će se još jedan skočni prozor pod nazivom Odaberite raspon podataka. Sada samo odaberite ćeliju/raspon koji sadrži popis stavki i lokacija se automatski dodaje u dijaloški okvir "Odaberi raspon podataka". Zatim kliknite "U redu". Kada odaberete raspon s drugog lista, naziv lista također je uključen na lokaciju popisa.
U gornjem primjeru, popis stavki u A2:A13 lista 3 i padajući izbornik stvara se u C2:C17 lista 4.
Prikaži padajući popis u ćeliji
Provjerite je li potvrdni okvir "Prikaži padajući popis u ćeliji" uključen. Ako ova opcija nije označena, još uvijek možete unijeti stavke s popisa dvostrukim klikom na ćeliju, ali nećete vidjeti padajuću ikonu u ćeliji.
O nevažećim podacima
Također možete odabrati što će se dogoditi kada netko unese nešto (nevažeći podatak) što nije na popisu. Možete odabrati radio gumb "Prikaži upozorenje" ili "Odbij unos" za postavku "O nevažećim podacima". Opcija ‘Prikaži upozorenje’ prihvaća unos korisnika, ali s upozorenjem, dok opcija ‘Odbij unos’ u potpunosti odbija unos.
Izgled
S opcijom Izgled možete korisniku dati nagovještaj kako koristiti padajući popis ili koje se vrijednosti prihvaćaju u ćelijama.
Da biste aktivirali ovu opciju, označite potvrdni okvir "Prikaži tekst pomoći za provjeru valjanosti" i tekstni okvir će se pojaviti odmah ispod njega. Upišite upute koje želite prikazati u tekstualni okvir.
Kada završite s konfiguracijom, kliknite gumb "Spremi" da biste primijenili promjene.
Kako funkcionira padajući izbornik u Google tablicama
Sada se u ćeliji C2:C17 kreiraju padajući popisi i kada kliknete na padajuću ikonu, prikazat će se popis stavki.
Sada, ako korisnik unese vrijednost koja nije na popisu, ta se ćelija označava kao nevažeći podatak. Možete primijetiti marker u gornjem lijevom kutu ćelije C6. To je zato što smo odabrali opciju "Prikaži upozorenje" u postavci "O nevažećim podacima" u dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka.
A kada zadržite pokazivač iznad markera, vidjet ćete poruku upozorenja.
Ovako stvarate dinamički padajući popis u Google tablicama.
Izradite padajući izbornik ručnim unosom stavki u Google tablice
Ako želite stvoriti statički padajući popis, a nemate popis stavki u rasponu ćelija u proračunskoj tablici, možete ručno odrediti stavke u dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka.
Ova metoda bi mogla biti korisna ako samo želite stvoriti jednostavan padajući popis sa stavkama kao što su Da i Ne, Odobreno i Odbijeno, Na zalihama i rasprodano, itd. Evo kako to učiniti:
Odaberite ćeliju ili grupu ćelija za koju želite dodati padajući popis.
Kliknite karticu "Podaci" u izborniku i odaberite opciju "Provjera valjanosti podataka".
U skočnom okviru za provjeru valjanosti podataka provjerite je li odabrana prava ćelija ili raspon u polju "Raspon ćelija".
U padajućem izborniku Kriteriji ovaj put trebate odabrati 'Popis stavki'.
U polje pored nje ručno upišite željene stavke na padajućem popisu i svakako odvojite svaku stavku zarezom bez razmaka. U našem primjeru želimo prikazati spolove, pa unosimo "Muški, ženski i nije navedeno".
Možete dodati razmak unutar naziva stavke, ali ne i između stavki. Stavke mogu imati tekstove, datume, brojeve, formule i potvrdne okvire.
Provjerite je li označena opcija "Prikaži padajući popis u ćeliji". Budući da je ovo statičan popis i ne želimo nikakav drugi unos u ćeliji, odabrali smo opciju 'Odbij unos'.
Nakon što izvršite promjene, kliknite na "Spremi" da biste se primijenili.
Sada se stvara statički padajući izbornik u svakoj ćeliji odabranog raspona. Kliknite na padajuću ikonu ili dvaput kliknite na ćeliju ili pritisnite 'Enter' na ćeliji da odaberete stavku.
Ako korisnik unese vrijednost koja nije na popisu, provjera valjanosti podataka odbija unos i prikazat će vam poruku o pogrešci. To je zato što smo odabrali opciju "Odbij unos" za "O nevažećim podacima" u Provjeri valjanosti podataka.
Pogreška će obavijestiti korisnika da su unijeli nevažeće podatke u određenu ćeliju i da moraju unijeti jednu od navedenih vrijednosti.
Uredite padajući popis u Google tablicama
Možda ćete ponekad poželjeti dodati nove stavke, promijeniti stavke ili ukloniti stavke s već kreiranog padajućeg popisa. Također je moguće dostaviti novi popis stavki na već postojeći padajući popis.
Idite na raspon ćelija ili na list sa ćelijama koji sadrži popis stavki koje ste koristili za svoj padajući popis. Napravite željene promjene u sadržaju ovih ćelija. Možete dodavati nove stavke, uređivati već postojeće stavke i uklanjati stavke iz ovih ćelija.
Ovo je izvorni popis koji smo prije koristili za izradu padajućeg izbornika:
Sada smo napravili nekoliko promjena na popisu. Dodali smo novu stavku Stockholm, uklonili Beč i promijenili New York u New Jersey.
Također možete urediti ručno unesene stavke u dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka.
Nakon što smo uredili popis stavki, padajući popis će se automatski ažurirati. No neki od prethodno unesenih unosa pomoću izvornog padajućeg izbornika označeni su kao nevažeći. Budući da se te vrijednosti uređuju na popisu, one su označene kao nevažeće.
Sada, kada kliknete na padajući izbornik, dobit ćete novo ažurirani padajući popis.
Bilješka: Ako dodate ili izbrišete stavke na popisu, svakako promijenite odabir raspona u kriterijima provjere valjanosti podataka kako biste ispravno prikazali sve stavke na padajućem popisu.
Kopirajte padajući popis u Google tablice
Umjesto stvaranja istog padajućeg popisa na više listova, možete brzo kopirati padajući popis iz jedne ćelije u više ćelija na jednom ili više listova.
Možete koristiti jednostavnu metodu kopiranja i lijepljenja za brzo kopiranje padajućeg popisa.
Da biste to učinili, odaberite ćeliju s padajućim popisom, kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Kopiraj" ili pritisnite "Ctrl + C". Zatim odaberite ćeliju ili raspon ćelija u koje želite umetnuti padajući popis, kliknite desnom tipkom miša i odaberite "Zalijepi" ili pritisnite "Ctrl + V" da biste zalijepili padajući izbornik.
Ali ova metoda će također kopirati formatiranje ćelije (boja, stil, obrub, itd.) kao i unos padajućeg popisa.
Da biste to izbjegli, morate koristiti posebnu značajku lijepljenja. Evo kako to radite.
Prvo odaberite i kopirajte ćeliju (Ctrl + C) s padajućim popisom. Zatim odaberite ćeliju/raspon u koji želite kopirati padajući popis. Desnom tipkom miša kliknite odabranu(e) ćeliju(e), proširite opciju "Specijalno lijepljenje" i odaberite opciju "Zalijepi samo provjeru valjanosti podataka".
Time ćete kopirati padajući popis na željeno mjesto.
Uklonite padajući popis u Google tablicama
U slučaju da više nemate potrebu za padajućim izbornikom i želite ih izbrisati, to možete jednostavno učiniti s nekoliko klikova mišem.
Da biste uklonili padajući popis, odaberite ćeliju ili ćelije u koje želite ukloniti padajući popis. Zatim kliknite na izbornik "Podaci" i odaberite "Provjera valjanosti podataka".
Sada kliknite na gumb "Ukloni provjeru valjanosti" na dnu dijaloškog prozora za provjeru valjanosti podataka i kliknite "Spremi".
To je to. Vaši padajući popisi su uklonjeni. Ali oni će vam ostaviti podatke koje smo unijeli pomoću tih padajućih popisa.
