Možete provjeriti ima li pravopisnih pogrešaka u jednoj ćeliji, više ćelija, cijelom radnom listu, više radnih listova ili cijeloj radnoj knjizi Excela.
Većina ljudi zna za značajke provjere pravopisa i automatskog ispravljanja programa Microsoft Word i Powerpoint, ali znate li da MS Excel također olakšava funkciju provjere pravopisa. Nije tako moćan i napredan kao Word, ali nudi osnovne funkcije provjere pravopisa. Omogućuje vam da provjerite pravopis riječi u ćelijama radnih listova i provjerite jesu li vaši listovi bez grešaka.
Za razliku od Microsoft Worda i PowerPointa, Excel ne provjerava automatski gramatičke probleme niti provjerava pravopis dok upisujete (podvlačeći ih crvenom bojom). MS Excel će vas obavijestiti o pravopisnim pogreškama samo kada ručno pokrenete funkciju provjere pravopisa. Također, Excel ne provjerava gramatičke pogreške.
Većinu vremena zanemarujemo pravopisne pogreške u Excelu jer često radimo s brojevima i formulama. No ponekad morate provjeriti jeste li napravili bilo kakve pravopisne pogreške prilikom izrade izvješća i skupova podataka koji mogu imati tekstove kao što su oznake stupaca i redaka ili u cijelom radnom listu. Naučimo kako izvršiti provjeru pravopisa u jednoj ćeliji, više ćelija, cijelom radnom listu, više radnih listova odjednom ili cijeloj radnoj knjizi.
Kako izvršiti provjeru pravopisa u Excelu
Možete jednostavno izvršiti provjeru pravopisa u programu Microsoft Excel slijedeći ove korake:
Postoje dva načina pokretanja značajke provjere pravopisa u Excelu: alatu možete pristupiti s Excel vrpce ili pomoću tipkovničkog prečaca.
Prvo otvorite proračunsku tablicu s nekim pravopisnim pogreškama i odaberite bilo koju ćeliju. Idite na karticu "Pregled", kliknite na gumb "Pravopis" na lijevoj strani u grupi Provjera na vrpci Excel.
Alternativno, možete pritisnuti funkcijsku tipku F7 na tipkovnici za otvaranje dijaloškog okvira Pravopis. Ako odaberete bilo koju ćeliju u proračunskoj tablici, Excel će automatski provjeriti ima li pravopisnih pogrešaka u cijeloj trenutnoj proračunskoj tablici.
U svakom slučaju, otvorit će se dijaloški okvir Pravopis. Excel će početi provjeravati pravopisne pogreške u vašem radnom listu i dat će prijedloge za ispravan pravopis.
U dijaloškom okviru Pravopis odaberite prijedlog iz okvira "Prijedlozi:" i kliknite gumb "Promijeni" da biste ispravili pogrešno napisanu riječ. Nakon što je taj pravopis ispravljen, prelazi se na sljedeću pogrešku. Ovaj okvir će se pojaviti samo za ćelije s pogrešno napisanim riječima. Ovdje ćemo odabrati prvu riječ "Vjerojatnost" s popisa prijedloga kako bismo zamijenili pogrešno napisanu riječ "Vjerojatnost" i kliknite na gumb "Promijeni".
Nakon što se sav pravopis ispravi, Excel će vam pokazati "Provjera pravopisa dovršena". Spremni ste. Poruka. Kliknite "U redu" u okviru s promptom za nastavak.
Excel će vam pokazati dijaloški okvir Pravopis samo ako su na listu pronađene pogreške. Ako nije pronađena pogreška, Excel će vam pokazati istu gornju poruku.
Ako značajka provjere pravopisa ne radi (tj. gumb "Pravopis" ispod kartice Pregled je zasivljen.), vjerojatno je to zato što je vaša proračunska tablica zaštićena. 'Uklonite zaštitu' svog radnog lista prije provjere pravopisnih pogrešaka.
Različite opcije dijaloškog okvira za pravopis
Prije nego naučimo kako izvršiti provjeru pravopisa za ćelije, cijele radne listove, više radnih listova ili cijelu radnu knjigu, trebali bismo razumjeti različite opcije u dijaloškom okviru Pravopis i kako ih prilagoditi. Prilikom ispravljanja riječi morate odabrati odgovarajuće opcije.
Sljedeće su neke od funkcija koje ćete vidjeti u dijaloškom okviru Pravopis:
- Zanemari jednom - Kada provjera pravopisa naiđe na riječ koju identificira kao pogrešku, a riječ je zapravo točna za vaše potrebe, kliknite gumb "Zanemari jednom" kako biste zanemarili trenutni prijedlog pogreške provjere pravopisa. Npr. Imena, adrese itd.
- Zanemari sve – Kliknite ovu opciju ako želite zanemariti sve instance trenutačno pogrešno napisanih riječi i zadržati izvorne vrijednosti. Na primjer, ako se isto ime ponavlja više puta, klikom na ovu opciju preskočit ćete sve te riječi bez promjene i uštedjeti vam vrijeme.
- Dodaj u rječnik – Ako Excel trenutnu riječ smatra pogreškom, ali je to ispravna riječ i ona koju često koristite, tada ovu pogrešno napisanu riječ možete dodati u Microsoft Excel rječnik, pod uvjetom da je riječ ispravno korištena. Time će riječ postati dio MS rječnika i neće biti označena kao pogreška u budućnosti ni u jednoj radnoj knjizi kao ni u drugim Microsoftovim proizvodima.
- Promijeniti – Kada se otkrije pogreška provjere pravopisa, Excel će vam pokazati popis prijedloga. Odaberite jednu od predloženih riječi i kliknite ovaj gumb kako biste trenutno odabranu pogrešno napisanu riječ zamijenili ispravnom.
- Promijeni sve – Ova opcija će zamijeniti sva pojavljivanja pogrešno napisane riječi kao i trenutnu s odabranim prijedlogom.
- AutoCorrect – Klikom na ovu opciju omogućit će Excel da automatski ispravi pogrešno napisanu riječ s vašim odabranim prijedlogom. Također, dodat će riječ na popis za automatsko ispravljanje, što znači da ako u budućnosti upišete istu pogrešno napisanu riječ, Excel će je automatski pretvoriti u odabrani prijedlog.
- Jezik rječnika – Možete promijeniti jezik rječnika Excel pomoću ovog padajućeg izbornika.
- Mogućnosti – Ovaj gumb će vas odvesti na 'Opcije Excel' gdje možete pregledati ili u skladu s tim izmijeniti zadane postavke provjere pravopisa.
- Poništi zadnje – Kliknite ovaj gumb da biste poništili svoju posljednju radnju.
Prilagođavanje postavki provjere pravopisa programa Excel
Ako želite promijeniti zadane postavke provjere pravopisa u Excelu, kliknite "Opcije" u dijaloškom okviru Pravopis ili idite na karticu "Datoteka" i kliknite "Opcije".
Na kartici Provjera u opcijama programa Excel pronaći ćete zadane postavke provjere pravopisa koje možete prilagoditi svojim potrebama i zahtjevima.
Excel zanemaruje riječi koje su napisane velikim slovima (HEETHEN), tekst koji sadrži brojeve (Rage123), IP adrese/datoteke ili internetske kodove i neće se smatrati pogreškom. Također, ponovljene riječi označava kao pogrešku. Npr., ako upišete "Say hello to to my little friend", označit će se dodatni "do" kao pogreška. Ove opcije možete omogućiti ili onemogućiti ako želite.
Ako želite dodati ili urediti Excel rječnik, kliknite opciju "Prilagođeni rječnici".
Zatim, da biste uredili popis riječi u prilagođenim rječnicima, odaberite "CUSTOM.DIC" pod Popis rječnika i kliknite gumb "Uredi popis riječi...".
Unesite riječ koju želite dodati u rječnik u polje "Riječ(e):" i kliknite "Dodaj". Ako želite ukloniti već dodanu riječ s popisa, odaberite riječ i kliknite "Izbriši" ili "Izbriši sve" da biste uklonili sve riječi. Zatim dvaput kliknite "U redu" da zatvorite oba dijaloga.
Također, bilo koja riječ dodana u prilagođene rječnike neće biti označena kao pogreška u bilo kojem drugom Microsoftovom proizvodu. Ako ste dodali riječ u prilagođeni rječnik u Excelu, ona se neće smatrati pogreškom u Wordu ili Powerpointu i obrnuto.
Ako želite promijeniti postavke samoispravka, kliknite "Opcije automatskog ispravljanja" u opcijama programa Excel.
Ovdje možete prilagoditi postavke automatskog ispravljanja.
Prilikom tipkanja često možete nekoliko puta pogrešno napisati neke riječi u svom radnom listu. Te pogreške možete ispraviti dodavanjem tih riječi na popis za samoispravke. Na taj će način Excel automatski ispraviti ove riječi dok pišete.
Da biste to učinili, unesite pogrešno napisanu riječ u odjeljak "Zamijeni" i odaberite ispravnu riječ s popisa u nastavku ili je unesite u odjeljak "S". Zatim kliknite "U redu" za primjenu.
Provjera pravopisa jedne ćelije/teksta u Excelu
Excel vam omogućuje provjeru jedne vrijednosti ćelije (Word) za pravopisne pogreške.
Da biste provjerili pravopis bilo koje pojedinačne ćelije u Excel dokumentu, odaberite ćeliju i dvaput kliknite na nju ili pritisnite F2 da biste ušli u način uređivanja. Provjerite jeste li u ćeliji u modu za uređivanje. Ako ste u načinu uređivanja, pokazivač teksta u ćeliji i "Uredi" na statusnoj traci u donjem lijevom kutu prozora programa Excel (kao što je prikazano u nastavku).
Zatim kliknite gumb "Pravopis" na kartici Pregled ili pritisnite F7.
Ako Excel pronađe pravopisne pogreške, prikazat će okvir s prijedlozima, inače će prikazati poruku s porukom "Provjera pravopisa je dovršena".
Odaberite ispravnu riječ i kliknite "Promijeni" da ispravite pravopis. Zatim kliknite "U redu" u dijaloškom okviru dovršena provjera pravopisa.
Provjera pravopisa više ćelija/riječi u jednom radnom listu
Ako želite zajedno provjeriti pravopis više ćelija, to možete učiniti odabirom samo tih ćelija i korištenjem dijaloškog okvira Pravopis. Ova metoda je korisna kada želite preskočiti stupac imena ili adrese iz provjere pogrešaka jer su imena i adrese obično označeni kao pravopisne pogreške.
Najprije odaberite ćelije ili raspone ili stupce ili retke koje želite provjeriti pravopis. Ako odabirete susjedne ćelije, jednostavno upotrijebite povlačenje miša ili tipke sa strelicama Shift + za odabir.
Ako želite odabrati nesusjedne ćelije (ćelije koje nisu jedna do druge), možete pritisnuti i držati tipku Ctrl i kliknuti na ćelije koje želite odabrati. Ako imate veliki broj ćelija za odabir, pritisnite i otpustite Shift + F8, a zatim kliknite na onoliko ćelija koliko ih želite odabrati. Zatim ponovno pritisnite Shift + F8 da isključite način odabira.
Nakon što odaberete ćelije, prijeđite na karticu "Pregled" i odaberite "Pravopis" na vrpci ili pritisnite F7.
Pojavit će se dijaloški okvir Pravopis s nekim prijedlozima za zamjenu prve pogrešno napisane riječi (ako ih je Excel pronašao) u odabranim ćelijama ili rasponima.
Zatim odaberite točan prijedlog, kliknite opciju "Promijeni" ili upotrijebite "AutoCorrect" da automatski odaberete ispravan pravopis i prijeđete na sljedeću pogrešno napisanu riječ.
Ili također možete kliknuti "Zanemari jednom" da odbacite prijedlog i prijeđete na sljedeću pogrešno napisanu riječ.
Nakon što je prva pogrešno napisana riječ ispravljena, prikazat će vam prijedloge za sljedeću pogrešno napisanu riječ u istom dijaloškom okviru. Odaberite odgovarajuće opcije za ispravljanje pogreške. Slično, možete ispraviti sve pogrešno napisane riječi, jednu po jednu.
Nakon što su sve pogrešno napisane riječi ispravljene, vidjet ćete upit "uspjeh".
Provjera pravopisa cijelog radnog lista
Za provjeru pravopisa u cijelom radnom listu u Excelu, odaberite bilo koju ćeliju na radnom listu koju želite provjeriti ili kliknite karticu radnog lista na kojem želite pokrenuti provjeru pravopisa i kliknite opciju "Pravopis" (ili pritisnite F7 ) na kartici "Recenzija".
Excel će početi provjeravati greške i dati prijedloge za njihovo ispravljanje.
Kada pokrenete provjeru pravopisa, ona provjerava pravopis od trenutno odabrane ćelije pa nadalje do kraja radnog lista. Ako odaberete ćeliju A1, Excel će početi provjeravati sve ćelije u prvom retku (s lijeva na desno), zatim će se premjestiti u drugi red i provjeriti sve ćelije u drugom retku (s lijeva na desno), a zatim prijeći na treći red i tako dalje.
Na primjer, ako odaberete A4, on će jednostavno proći kroz sve ćelije retka 4 (vodoravno), a zatim retke ispod njega. Nakon provjere svih ćelija iza A4, Excel će vam pokazati okvir s upitom "Želite li nastaviti provjeravati na početku lista?". Kliknite "Da" da biste nastavili provjeru pravopisa od početka kao što je prikazano u nastavku.
Provjera pravopisa više listova odjednom
U Excelu možete zajedno provjeriti pravopis za više radnih listova. Evo kako:
Da biste provjerili pravopis za više radnih listova, pritisnite i držite tipku Ctrl i odaberite kartice više listova koje želite provjeriti. Pokrenite provjeru pravopisa klikom na gumb "Pravopis" ispod kartice "Pregled" ili pritiskom na F7.
Ovo će pokrenuti proces provjere pravopisa i jedna po jedna, sve će se pogreške pojaviti u dijaloškom okviru.
Odaberite odgovarajuće opcije za ispravljanje svih pogrešaka i dijaloški okvir će vas obavijestiti porukom potvrde.
Provjerite pravopis svih radnih listova u radnoj knjizi odjednom
Ako imate mnogo radnih listova u svojoj radnoj knjizi, možete ih jednostavno provjeriti sve u jednom potezu.
Da biste provjerili pravopis svih radnih listova u radnoj knjizi, desnom tipkom miša kliknite karticu bilo kojeg radnog lista i odaberite "Odaberi sve listove" iz kontekstnog izbornika.
Time ćete odabrati sve radne listove u vašoj radnoj knjizi. Zatim pritisnite F7 ili kliknite gumb "Pravopis" ispod kartice na vrpci Pregled. Kada su svi radni listovi odabrani, sve kartice će biti prikazane s bijelom pozadinom, kao što je prikazano u nastavku.
Sada će Excel provjeriti pravopis svih radnih listova u radnoj knjizi.
Riječi za provjeru pravopisa u formuli
Ako pokušate provjeriti tekst koji je dio formule, neće raditi i provjera pravopisa se vraća na početak radnog lista. Možete provjeriti samo tekst koji se nalazi unutar ljuske formule u načinu uređivanja.
Ako želite provjeriti pravopis riječi u formuli, dvaput kliknite na ćeliju s formulom ili odaberite riječi unutar formule u traci formule. Zatim pritisnite F7 ili kliknite gumb "Pravopis" ispod kartice na vrpci Pregled da biste pokrenuli provjeru pravopisa.
Istaknite pravopisne pogreške pomoću Excel VBA makronaredbe
Možete čak koristiti makronaredbu Excel da biste pronašli i istaknuli pogrešno napisane riječi u trenutnom radnom listu. Za to morate stvoriti makronaredbu u VBA editoru. Evo kako to radite:
Najprije otvorite radni list u kojem želite istaknuti pogrešno napisane riječi. Zatim kliknite gumb "Visual Basic" ispod kartice "Developer" ili pritisnite tipku prečaca Alt + F11 da biste otvorili Excel VBA editor.
U Microsoft VBA uređivaču kliknite izbornik 'Insert' i odaberite opciju 'Module'.
Zatim kopirajte i zalijepite sljedeći kod u uređivač modula:
Sub ColorMispelledCells() Za svaki cl u ActiveSheet.UsedRange Ako nije Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Tada _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Sljedeći cl End SubNakon lijepljenja koda kliknite gumb "Pokreni" na alatnoj traci ili pritisnite tipku "F5" za pokretanje makronaredbe.
Nakon što pokrenete makronaredbu, provjerite svoj radni list. I sve ćelije s pogrešno napisanim riječima bile bi istaknute kao što je prikazano u nastavku.
To je sve što trebate znati o provjeri pravopisa u Excelu.