Sortiranje podataka pomaže u organiziranju ili raspoređivanju podataka određenim redoslijedom kako bi se brzo pronašle vrijednosti. U Excelu možete sortirati raspon ili tablicu na temelju tekstova, brojeva, datuma i vremena u jednom ili više stupaca. Također možete sortirati podatke na temelju boje ćelije, boje fonta ili ikone prilagođenog oblikovanja.
Excel ima nekoliko naprednih ugrađenih opcija razvrstavanja koje pomažu u upravljanju podacima. U ovom ćemo članku raspravljati o različitim metodama sortiranja podataka određenim redoslijedom, kao i različitim kriterijima.
Razvrstavanje podataka u Excelu
Prije nego što sortirate svoje podatke, morate odabrati želite li sortirati cijeli radni list ili samo raspon ćelija.
Razvrstavanje raspoređuje sve podatke u proračunskoj tablici po jednom ili više stupaca. Također možete odabrati sortiranje samo jednog stupca radnog lista. Svoje podatke možete sortirati na temelju teksta, brojeva, datuma i vremena.
Koristit ćemo sljedeći primjer da vam pokažemo kako izvesti različite metode razvrstavanja u Excelu.
Ako želite brzo sortirati svoje podatke, samo kliknite bilo koju ćeliju u stupcu koju želite sortirati. U primjeru proračunske tablice u nastavku želimo sortirati naše podatke prema nazivima "Rep". Dakle, kliknite na bilo koju ćeliju u stupcu B.
Idite na karticu "Podaci" i kliknite na ikonu za razvrstavanje "AZ", koja će razvrstati vaš datum prema nazivima "Rep".
Sada su vaši podaci razvrstani po imenima predstavnika. Kada se stupac B sortira, redovi koji odgovaraju svakoj ćeliji u stupcu B pomicat će se zajedno s njim.
Razvrstavanje podataka u samo jednom stupcu
Podatke možete razvrstati u jedan stupac, što neće utjecati na susjedne stupce na radnom listu. Najprije odaberite raspon/stupac (stavku) koji želite sortirati.
Zatim idite na karticu "Podaci" i kliknite ikonu za sortiranje. Excel će vam pokazati poruku "Upozorenje o sortiranju". U tom slučaju odaberite opciju "Nastavi s trenutnim odabirom" i kliknite "U redu".
Sada je samo raspon 'Stavka' (stupac) sortiran abecednim redom. Zapamtite, sortiranje samo jednog stupca neće uskladiti cijeli radni list s tim stupcem.
Razvrstavanje podataka po datumu/vremenu
Možete sortirati datum, vrijeme, broj na isti način na koji sortirate tekst u Excelu. Brojevi se mogu razvrstati od najnižeg do najvišeg ili najvišeg do najnižeg, a datumi i vrijeme mogu se razvrstati od najnovijeg prema najstarijem ili od najstarijeg do najnovijeg.
Možete odabrati ćeliju u stupcu koju želite sortirati i kliknuti ikonu "AZ" ili "ZA" na kartici Grupa podataka "Sort & Filter" kako biste svoje podatke sortirali uzlaznim ili silaznim redoslijedom. Ili kliknite na ikonu "Sortiraj" pored ikona za brzo sortiranje na kartici "Podaci".
Otvorit će se dijaloški prozor Sortiranje. Otvorite padajući izbornik "Razvrstaj po", ovaj će padajući izbornik prikazati sva zaglavlja vaših stupaca na radnom listu i budući da želimo sortirati naše podatke po datumu, odaberite opciju "Datum narudžbe". Zatim na padajućem izborniku "Red" odaberite opciju "Od najnovijih do najstarijih" da biste podatke sortirali uzlaznim redoslijedom.
Rezultat je prikazan na sljedećoj snimci zaslona.
Razvrstavanje podataka prema boji ćelije/boji fonta/ikoni ćelije
Da biste svoje podatke sortirali prema boji ćelije, boji fonta ili ikoni ćelije, otvorite dijaloški okvir "Sortiraj" klikom na ikonu "Sortiraj" na kartici Podaci. Zatim odaberite svoju opciju u izborniku "Razvrstaj". Ovdje biramo "Boja ćelije" za sortiranje skupa podataka.
Zatim odaberite boju koju želite da bude na vrhu stupca. Zatim kliknite "U redu".
Ovako će izgledati tablica sortirana na temelju boje ćelije.
Razvrstavanje podataka na više razina (razvrstavanje više stupaca)
Razvrstavanje na više razina omogućuje vam da sortirate podatke (tablicu) prema vrijednostima jednog stupca, a zatim ih ponovno organizirate prema vrijednostima drugog stupca.
Na primjer, prvo sortiramo skup podataka prema nazivu stavke, a zatim ga ponovno sortiramo prema datumu narudžbe. Da biste to učinili, odaberite bilo koju ćeliju u tablici i kliknite ikonu "Sortiraj" na kartici "Podaci".
U dijaloškom okviru "Sortiraj". Odaberite 'Stavka' s padajućeg popisa 'Sortiraj po'. Zatim kliknite na "Dodaj razinu" i odaberite "Datum narudžbe" s padajućeg popisa "Zatim do". Kliknite "U redu".
Sada su zapisi razvrstani po stavkama prvi i OrderDate drugi.
Sortiranje po prilagođenom redoslijedu
Ponekad ne želite sortirati po tekstu, broju ili datumu. Ponekad želite sortirati po nečemu drugom, kao što su mjeseci, dani u tjednu, regije ili neki drugi organizacijski sustav.
Dopustimo da imate sljedeću tablicu i želite je sortirati na temelju prioriteta narudžbi.
Da biste to učinili, kliknite bilo koju ćeliju unutar skupa podataka i otvorite dijaloški okvir "Sortiranje" na vrpci Excel.
Zatim na padajućem izborniku "Razvrstaj po" odaberite "Prioritet"; u padajućem izborniku "Sort On" odaberite "Vrijednosti ćelije"; i na padajućem izborniku "Narudžba" odaberite "Prilagođeni popis".
Kada kliknete na opciju 'Prilagođeni popisi' s padajućeg izbornika, otvorit će se dijaloški okvir Prilagođeni popisi.
Ovdje upišite svoj prilagođeni popis u "Unosi popisa:" i kliknite "Dodaj". Na primjer, na popis dodajemo visoki, normalni i niski prioriteti.
Na prilagođeni popis sada je dodan novi redoslijed sortiranja. Odaberite popis i kliknite "U redu".
Sada možete odabrati svoj prilagođeni redoslijed sortiranja s padajućeg izbornika "Narudžba".
Sada je skup podataka razvrstan prema prioritetu (visok, normalan, nizak).
Razvrstavanje podataka u nizu
Umjesto po stupcima, podatke možete sortirati po redcima. Da biste to učinili, odaberite bilo koju ćeliju u nizu i kliknite na ikonu "Sortiraj" u grupi "Sort & Filter" na vrpci.
U dijaloškom okviru "Sortiranje" kliknite gumb "Opcije".
Odaberite opciju "Sort slijeva nadesno" umjesto "Sortiraj od vrha do dna" pod Orijentacija u dijaloškom okviru "Opcije sortiranja". I kliknite 'U redu'.
Zatim odaberite redak koji želite sortirati u padajućem izborniku "Razvrstaj po" i kliknite "U redu".
Kao što možete vidjeti u nastavku, skup podataka je sada sortiran prema vrijednostima u odabranom retku.
Sada kada ste naučili sortirati u Excelu, možete brzo reorganizirati svoj radni list sortiranjem podataka.