Vrhunska varalica da postanete profesionalni korisnik Microsoft Teams
Microsoft Teams u ovom trenutku ne treba predstavljati. Da je 2019, svakako. Ali ovo je bila godina aplikacija za videokonferencije i Workstream Collaboration. I Microsoft Teams sigurno se etablirao kao jedan od MVP-a u WSC ekosustavu.
To je zato što to nije samo aplikacija za video konferenciju. Microsoft Teams ima još puno toga. A škole i uredi vole ga za daljinski rad upravo iz tog razloga. To je aplikacija za suradnju sa svojim suigračima na najučinkovitiji način. Ali sam obim značajki u Microsoftovim timovima ponekad se također može činiti neodoljivim. Kad bi barem postojalo nešto što bi vam moglo pomoći, mogli biste se brzo snalaziti.
Bez obzira jeste li stari ili relativno novi korisnik Microsoft Teamsa, nije važno; svatko voli malu varalicu kako bi povećao svoju produktivnost, pokazao se kao profesionalac, a možda čak i pokazao svoje vještine. Upravo to možete učiniti s ovim popisom savjeta i trikova za gotovo sve što možete učiniti u Microsoft Teams.
Savjeti za povećanje produktivnosti
Obavljanje više posla u manje vremena, tko to ne želi? Sigurno ne vi ili vaši poslodavci! Ovi savjeti i trikovi zasigurno će poboljšati vaš fokus i povećati razinu produktivnosti.
Budite ispred svojih zadataka
Aplikacija Zadaci u Microsoft Teamsu bila je najiščekivanija aplikacija za fanove, ali to ne znači da su svi dobili dopis. Ako ste bili u timu koji je to nekako propustio, morate se odmah ukrcati na ovaj vlak, jer vjerujte nam, propuštate.
Tasks by Planner i To-Do kombiniraju funkcionalnost obje Microsoftove aplikacije – Planner i To-Do – izravno u Microsoft Teams. Tako možete pratiti svoj napredak i upravljati zadacima bez potrebe za prebacivanjem između više aplikacija. Dakle, nema više biranja između razuma ili rasporeda.
Aplikacija Zadaci kombinira vaše osobne zadatke iz To-Do i dijeljene zadatke iz aplikacije Planner izravno u Microsoft Teams. Možete ga dodati kao osobnu aplikaciju ili čak kao karticu za zajedničko upravljanje timskim zadacima. Aplikacija Zadaci dostupna je svima s pretplatom na Microsoft 365.
👉Svladajte kako koristiti Zadatke po Planeru i To-Do u Microsoftovim timovima.
Rukujte informacijama poput čarobnjaka s popisima
Ako znate prave aplikacije u Microsoftovim timovima, nitko vas ne može zaustaviti. Microsoft Lists jedna je takva aplikacija koju trebate iskoristiti. S popisima možete pratiti sve informacije, bilo osobne ili zajedničke. Aplikacija Popisi može biti od pomoći ako vaš tim ima informacije koje treba pratiti, raditi za organiziranje ili upravljati radnim tijekovima.
A kako bismo ubrzali stvari, postoje predlošci specifični za industriju i slučajeve koji još lakše čine izradu ovih popisa. Ova evolucija SharePoint popisa može vam pomoći da pratite gotovo sve – probleme, imovinu, rutine, događaje, inventar ili kontakte. Da biste poboljšali stvari, čak možete imati uvjetno oblikovanje tako da se objekti na vašim popisima automatski pojavljuju ili nestaju kada se ispune određeni uvjeti. Korištenje ove aplikacije će eksponencijalno povećati vašu produktivnost.
👉Saznajte kako stvoriti i koristiti popise u Microsoftovim timovima poput profesionalca.
Proslijedite e-poštu izravno na svoje kanale
E-pošta je jedan od najčešće korištenih oblika komunikacije u korporativnom svijetu. Količina korespondencije koja se odvija putem e-pošte je golema. Ali to također znači da kada vaša organizacija koristi Microsoft Teams, ponekad ste uhvaćeni između dva različita medija. A kopiranje cijelog sadržaja iz vaših e-poruka da biste ga objavili na kanalu u Microsoftovim timovima može biti tako zamorno.
To je zato što to radite krivo! Znate li da svaki kanal u Microsoftovim timovima ima jedinstvenu adresu e-pošte na koju možete izravno proslijediti e-poštu? Da, dobro ste čuli. Sve e-poruke koje pošaljete na tu adresu pojavit će se kao objave izravno na kanalu. Kako je to učinkovito!
Da biste dobili adresu e-pošte za kanal, idite na ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke). Zatim kliknite na 'Dobij adresu e-pošte' na izborniku.
E-mail adresa će biti generirana. Kopirajte ga da ga koristite.
Koristite naredbenu traku
Naredbena traka u Microsoftovim timovima mora biti najnedovoljnije korištena značajka. Ali ima potencijal postati vaša najkorištenija značajka ako je znate pravilno koristiti. Naredbena traka može uvelike ubrzati stvari.
Želite pronaći staru poruku, pokrenuti chat ili poziv, otići na kanal, vidjeti svoje datoteke? Upotrijebite naredbenu traku za sve ovo i još mnogo više. Ne morate čak ni zapamtiti sve naredbe da biste ih koristili. Microsoft Teams vam ga pruža. Sve što trebate zapamtiti ako zadatak koji trebate obaviti ima naredbu za to kako biste ga mogli obaviti brzo.
Pogledajte detaljan vodič o tome kako koristiti naredbe u Microsoftovim timovima za povećanje produktivnosti i uštedu vremena.👆
Razdvojiti jezične barijere
Danas globalni timovi nisu novost. Umjesto toga, sve je više timova raštrkano diljem svijeta u ovoj eri. A to zahtijeva potrebu za razumijevanjem jezika jedni drugih kako bismo učinkovito komunicirali. Uz Microsoft Teams, ne morate iskakati na Google Translate i kopirati/zalijepiti bilo koju poruku. Microsoft Teams nudi inherentni prevoditelj upravo za ovu svrhu.
Kliknite ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke) na poruci koju želite prevesti. Na izborniku ćete vidjeti opciju 'Prevedi'; kliknite je za brzi prijevod poruke na vaš zadani jezik.
Označite poruke
Ovo se na prvi pogled može činiti kao mala funkcionalnost, ali vam može uštedjeti mnogo vremena. Umjesto da pokušavate pronaći stare poruke pomoću trake za pretraživanje, možete spremiti sve poruke i pristupiti im iz odjeljka "Spremljeno".
Idite na poruku i kliknite ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke). Zatim kliknite opciju "Spremi poruku".
Za pristup spremljenoj poruci možete koristiti naredbu /spremljeno s naredbene trake ili kliknite svoju profilnu sliku na programskoj traci i na izborniku koji se pojavi odaberite "Spremljeno".
Koristite tipkovničke prečace
Ako želite povećati svoju produktivnost, nemojte bježati od korištenja tipkovničkih prečaca. Tipkovnički prečaci mogu vam uštedjeti toliko vremena, a ipak ih malo ljudi u potpunosti iskoristi. Nemojte biti jedan od tih ljudi. Naučite tipkovne prečace za zadatke koje najviše obavljate i brzo obavite stvari.
🤸♀️Doskočite ovdje kako biste pronašli popis svih tipkovničkih prečaca u Microsoftovim timovima za Windows, Web i Mac.
Savjeti za bolje sastanke
Osim što koriste Microsoft Teams za suradnju sa suigračima, druga stvar koju ljudi najviše koriste je održavanje sastanaka. I sigurno želite biti profesionalac u tome.
Koristite zajednički način rada za impresivno iskustvo sastanka
Kada vam je teško sudjelovati na sastanku, kao što se često događa: sastanci na mreži ipak nisu isto što i sastanci u stvarnom svijetu. Microsoftov Together Mode ruši barijere i virtualne zidove, čineći da se osjećate kao da ste zajedno u zajedničkom prostoru.
Kada je na sastanku 5 ili više osoba, možete uključiti Zajedno način rada. Idite na alatnu traku sastanka i kliknite ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke). Zatim na izborniku odaberite "Zajedno način rada" da biste ga omogućili.
Trenutačno možete imati Zajednički način rada u prikazu gledališta zbog kojeg se osjećate kao da svi zajedno sjedite u zajedničkom prostoru za gledalište.
👉Saznajte više o zajedničkom načinu rada u Microsoftovim timovima i kako ga omogućiti i koristiti.
Vodite grupne rasprave sa sobama za seksu
Bez obzira predajete li razred ili organizirate sastanke u uredu, grupne rasprave veliki su dio procesa. A s odvojenim sobama u Microsoft Teams, možete jednostavno olakšati sudionike sastanka u različite grupe.
A sada više ne morate ručno stvarati sobe za razdvojenost u Microsoft Teams. Microsoft je dodao inherentnu podršku za ovu toliko željenu značajku na sastancima. Domaćini sastanka mogu podijeliti sudionike u odvojene sobe (do 50) bilo nasumično ili ručno odlučiti tko kamo ide. Funkcija Breakout Room dostupna je i plaćenim i besplatnim korisnicima.
Da biste stvorili odvojene sobe, idite na alatnu traku sastanka na vrhu zaslona i kliknite ikonu "Soba za izlazak". Zatim podijelite sudionike na broj soba koji želite.
Koristite bilješke sa sastanka
Ovo je vrlo podcijenjena značajka koja ne dobiva pažnju i priznanje koje zaslužuje. Bilješke sa sastanka u Microsoftovim timovima mogu vaše sastanke učiniti neprimjetnijim. Bilo da želite zabilježiti sve važne detalje o kojima se raspravljalo na sastanku ili izraditi dnevni red za stvari o kojima treba razgovarati, bilješke sa sastanka trebale bi biti vaša glavna značajka.
I što je najvažnije, dostupni su ne samo tijekom sastanka već i nakon i prije (za zakazane sastanke). Vjerujte nam, morate ih početi koristiti sada ako niste prije.
Skočite da se upoznate sa svim pojedinostima o korištenju bilješki sa sastanka u Microsoftovim timovima.🏃♀️
Sačuvajte ukras na sastanku i umjesto toga podignite ruke
Održavanje pristojnosti na virtualnim sastancima može biti jako teško. I kao rezultat toga, gotovo posvuda je postao bonton za sastanke držati mikrofon isključen. Ali što kada trebate progovoriti? Uključivanje mikrofona bez zahtjeva za to i dalje ometa sastanak.
U Microsoftovim timovima ne mora biti ovako neuljudno. Umjesto toga upotrijebite gumb "Podignite ruku" kad god trebate nešto reći. Govorniku ukazuje da imate nešto na umu, a on vas tada može zamoliti da uključite zvuk i govorite na način koji ne stvara prekid. Bolje je nego stvarno podići ruku jer nema jamstva da će govornik slučajno pogledati vaš video feed, ali postoji jamstvo da će pogledati 'Podignutu ruku' na panelu sudionika.
Idite na alatnu traku sastanka i kliknite ikonu "Podigni ruku" da podignete ruku.
Transkribirajte svoje sastanke
U slučaju da ste ikada željeli transkripciju cijelog sastanka, ali ste mislili da je to nemoguće, ne možete više pogriješiti. Microsoft Teams ima prilično brz način za dobivanje transkripcija sastanaka, ali funkcionira samo ako je vaš zadani jezik engleski i kada se engleski govorio na sastanku.
Također, politika vaše organizacije trebala bi vam omogućiti da imate transkripcije sastanaka. Tu je i još jedna zamka - transkripcija je dostupna samo za sastanke koje ste snimili. Možete čak i urediti te prijepise prije nego što ih podijelite.
Da biste dobili prijepis, idite na Microsoft Stream da pogledate snimku. Zatim kliknite ikonu izbornika s tri točke i među opcijama odaberite "Ažuriraj pojedinosti videa".
Odaberite jezik s padajućeg izbornika "Jezik videozapisa".
Sada kliknite potvrdni okvir za "Automatsko generiranje titlova" da biste ga odabrali i kliknite gumb "Primijeni" da biste dobili prijepis.
Održavajte privatne neplanirane sastanke
Neplanirani sastanci ne moraju uvijek biti u kanalu. Ili ne morate uvijek zakazati sastanak ako ga želite zadržati privatnim. Možete imati improvizirane sastanke koji su potpuno privatni i nisu otvoreni za sve na kanalu. I ne, ne govorimo o 1:1 pozivima ili grupnim pozivima iz grupnih razgovora. Ovi privatni sastanci su kao i drugi sastanci na kojima možete imati goste izvan svoje organizacije, za razliku od 1:1 ili grupnih poziva.
Na navigacijskom izborniku idite na "Kalendar" (za korisnike Microsoft 365) ili "Sastanci" (za korisnike programa Microsoft Teams Free).
Zatim kliknite opciju "Upoznaj sada" u gornjem desnom kutu. Ti se sastanci ne događaju na kanalu i članovi vašeg tima ne mogu znati da je sastanak u tijeku, a kamoli da mu se pridruže bez pozivnice za sastanak.
Savjeti za veći angažman
Microsoft Teams je aplikacija Workstream Collaboration. A da biste bolje surađivali sa svojim suigračima, morate privući njihovu pozornost. Koristite ove savjete kako biste svoje poruke i drugu interakciju učinili zanimljivijim, što će rezultirati ukupnim povećanjem produktivnosti.
Provedite ankete kako biste povećali angažman
Ankete su dokazan način za stvaranje boljeg angažmana, ali budući da ne postoji izravna značajka za kreiranje anketa u Microsoftovim timovima, mnogi ljudi misle da to nije moguće. Pa, pola ljepote Microsoftovih timova leži u stotinama integriranih aplikacija koje nudi!
A dvije takve integrirane aplikacije – Forms i Polly – mogu vam pomoći u provođenju anketa na vašim kanalima. Jedini nedostatak koji biste mogli pronaći je to što ne možete provoditi ankete na sastanku, ali kada počnete koristiti ove aplikacije, shvatit ćete da to ionako nije toliko važno. Možete čak imati i kolaborativne ankete u kojima drugi članovi tima također mogu doprinijeti pitanjima ankete.
👉Evo cjelovitog vodiča za stvaranje anketa u Microsoftovim timovima.
Izradite bogate poruke pomoću opcija oblikovanja
Bilo da se radi o privatnim razgovorima ili komunikaciji putem kanala, formatirajte svoje poruke kako biste sve spasili od nevolje čitanja običnih, dosadnih poruka. Takvih je već dovoljno na svijetu. Kliknite na ikonu 'Format' (A s kistom) ispod okvira za poruku da biste otvorili opcije oblikovanja i kurziv, podebljali, podcrtali i učinili mnogo više sa svojim porukama.
Koristite subjekte u porukama kanala
Poruke su jedan od najvažnijih oblika komunikacije u Microsoftovim timovima. Više informacija dijeli se putem poruka nego u pozivima i sastancima ovih dana. Stoga je važno uložiti vrijeme u one prave i paziti da se ne izgube u moru nevažnih poruka vani.
Predmetne linije najbrži su način da im dodate malo poleta i uvjerite se da privlače oko pravoj osobi. Možete dodati temu iz opcija oblikovanja za poruke koje želite objaviti na kanalu. Očito, osobne poruke chata zapravo ne trebaju subjekte, tako da ih ne možete dodati.
Savjeti za bolju organizaciju
Održavanje stvari organiziranim bez gubljenja razuma ponekad može izgledati pomalo zastrašujuće. I svi smo poželjeli da stvari budu lakše. Bolja organizacija također dovodi do veće produktivnosti. Pomoću ovih savjeta možete podići svoje organizacijske vještine na bolje kako biste se bolje snašli u stvarima i impresionirali sve dok ste u tome.
Povucite i ispustite svoje timove da biste promijenili redoslijed
U početku su svi vaši timovi nasumično poredani redoslijedom kojim su stvoreni. Na dugom popisu timova, može biti neodoljivo doći do važnih momčadi. Ali postoji malo poznata činjenica u Microsoftovim timovima koju profesionalci koriste kako bi doveli svoje timove u red i uštedjeli vrijeme.
Svoje timove možete povući i ispustiti da ih rasporedite bilo kojim redoslijedom. Tako možete imati svoje najvažnije timove na vrhu, što im omogućuje brži pristup.
Pričvrstite kanale i sakrijte timove
Ponekad jednostavno nije dovoljno organizirati svoje timove. Možda ste svoje važne timove posložili na vrh, ali stalno se dodajete novim timovima, a cijeli vaš raspored ide vukovima. Pa, ne mora biti ovako. Postoje drugi načini organiziranja svojih timova koji će vam uštedjeti glavobolju.
Kanale možete prikvačiti tako da se uvijek pojavljuju na vrhu u zasebnom odjeljku. Idite na ikonu "Više opcija" (izbornik s tri točke) s desne strane kanala i kliknite je. Zatim s izbornika odaberite "Prikvači".
Također možete sakriti sve nepotrebne timove kako biste očistili svoj izbornik timova. Kliknite ikonu "Više opcija" s desne strane naziva tima i kliknite opciju "Sakrij" na izborniku. Svim vašim skrivenim timovima može se pristupiti u bilo kojem trenutku s dna navigacijskog izbornika za timove.
Savjeti za lakše upravljanje
Bez obzira jeste li voditelj tima ili samo odgovorni za održavanje sastanka, menadžment ne mora biti problem. Ali većinu vremena je tako. Pa, smatrajte ove savjete lijekom.
Dodijelite uloge na sastanku
Kada na sastanku ima više sudionika, postaje najvažnije moći kontrolirati što svaki sudionik može učiniti. Na primjer, ne želite uvijek da svi mogu predstavljati i dijeliti sadržaj na sastanku. Postoje i trenuci kada želite nekoga drugog učiniti sudomaćinom koji može učiniti sve što možete učiniti, kao što je primanje ljudi iz predvorja, isključivanje zvuka drugih sudionika itd.
Sada možete dodijeliti uloge osobama na sastanku Microsoft Teams. Ljudi mogu biti prezenteri ili sudionici; izlagači imaju potpunu kontrolu, a sudionici imaju samo ograničen pristup.
Uloge sastanka možete dodijeliti prije sastanka (za zakazane sastanke) ili tijekom. Da biste dodijelili uloge tijekom sastanka, idite na ploču sudionika i kliknite ikonu "Više opcija" s desne strane imena sudionika za pristup izborniku s tri točke. Zatim kliknite opciju "Napravi voditelja" ili "Napravi sudionika".
Uštedite vrijeme i dodajte članove skupno
Koliko ste puta tijekom kreiranja svojih timova poželjeli da postoji mogućnost grupnog dodavanja ljudi? Oni od vas koji su morali stvoriti timove s više od 10 ljudi bez Office grupa ili prethodnih timova koje bi mogli koristiti kao početnu točku, znaju kakva to može biti glavobolja.
Pa, ako koristite web-aplikaciju Microsoft Teams, možete preskočiti ovu muku i dodati članove skupno. Jedina kvaka, zahtijeva korištenje proširenja za Chrome. Također dobivate dodatni bonus gledanja svojih timova na zaslonu s 2 stupca s ovim proširenjem. Dakle, možete vidjeti više timova dok se manje pomičete.
👉Naučite kako koristiti Chrome proširenje 'Rafinirani Microsoftovi timovi' za skupno dodavanje članova.
Savjeti za sveukupno bolje iskustvo
Ovih nekoliko savjeta moglo bi prkositi kategorizaciji, unatoč tome, potrebni su vam u životu kako biste svoje iskustvo na Microsoft timovima učinili beskrajno boljim.
Nemojte zanemariti svoj status
Status u Microsoftovim timovima može biti moćan alat koji vam je na raspolaganju. S obzirom da vaš status odražava vaše stvarno stanje dostupnosti, može se izbjeći mnogo pogrešnih komunikacija koje mogu nastati zbog nerada u istom fizičkom prostoru. Stoga ga uvijek upotrijebite da drugi članovi vašeg tima znaju jeste li dostupni, odsutni, zauzeti ili u pozivu kako bi mogli znati što mogu očekivati dok vas kontaktiraju.
Možete koristiti statuse "Prisutnost korisnika" i "Prilagođeno" kako biste maksimalno iskoristili ovaj alat. Iako većinu vremena Microsoft Teams automatski konfigurira vaš status na temelju vašeg stanja (što je poznato da stvara probleme mnogima), i vi možete sami postaviti svoj status.Idite na svoju profilnu fotografiju na programskoj traci, a zatim odaberite status s izbornika da biste ga postavili.
Vrući savjet: Možete čak postaviti svoj status kao 'Izvan ureda' za prilagođena vremenska razdoblja, bilo da samo izlazite na ručak ili idete na odmor. Saznajte kako postaviti ovu novu opciju statusa koja inače nije dostupna u Microsoftovim timovima.👆
Izbjegnite nevolje koje vaš Status može stvoriti
Microsoft Teams automatski mijenja vaš status i općenito je to dobra stvar. No za mnoge ljude koji pate od mikroupravljanja na poslu, na kraju postaje smetnja kada timovi automatski promijene svoj status u "Odsutan" iz "Dostupan" unutar pet minuta neaktivnosti.
Ako želite izbjeći situaciju u kojoj vaš nadređeni na kraju misli da jedva radite umjesto da naporno radite, upotrijebite aplikaciju Mouse Jiggler kako biste spriječili svoje probleme tako što ćete zadržati svoj status suprotnim.
Pošaljite hitne poruke
Želite li osigurati da primatelj vidi vašu poruku? Označite to kao hitno i bit će obaviješteni svake dvije minute dvadeset minuta. To je deset obavijesti i nema šanse da će to propustiti. Sada, ako vam se to čini malo previše, ali poruka je i dalje važna od standardne poruke, možete je označiti kao samo važnu. Primatelj neće biti tako uporno obaviješten, ali će i dalje znati da je poruka važna.
Kliknite 'uskličnik' ispod okvira za poruku u osobnom chatu i odaberite prioritet među opcijama prije slanja poruke.
Prilagodite svoje obavijesti za personaliziranije iskustvo
Prema zadanim postavkama, Microsoft Teams isporučuje obavijesti za sve nove poruke, reakcije i spominjanja. No Teams nudi opsežne mogućnosti prilagodbe, tako da možete primati obavijesti samo za stvari za koje želite biti obaviješteni.
Otvorite postavke i idite na 'Obavijesti' s navigacijskog izbornika s lijeve strane.
Ovdje možete izmijeniti svoje obavijesti tako da odgovaraju vašim potrebama za gotovo sve: timove i kanale, razgovore, sastanke, osobe i još mnogo toga.
Koristite Dark Mode kada vučete All-Nighter
Bez obzira hoćete li ovaj put samo provesti cijelu noć, ili trebate redovito raditi kasno navečer, ne dopustite da to utječe na vaše oči ili obrasce spavanja. Upotrijebite tamni način rada u Microsoft Teamsu kako biste poštedjeli svoje oči od zasljepljujuće svjetlosti prijenosnog računala noću.
Idite na postavke iz desktop aplikacije Microsoft Teams i promijenite temu iz "Zadano" u "Tamno".
Microsoft Teams ima puno stvari za otkriti da ponekad može postati neodoljiv. Ovi savjeti vam mogu pomoći da uzmete stvari jednu po jednu, pružajući bolje rukovanje stvarima. Ubrzo ćete se upoznati s načinima Microsoftovih timova, a ne izgubiti se u labirintu.