Ako želite ispisati poštanske naljepnice s popisa adresa koji održavate u Excel proračunskoj tablici, možete koristiti Microsoft Wordovu značajku spajanja pošte
Microsoft Excel je idealno mjesto za pohranjivanje podataka o kontaktu i adresi kupaca. Možete jednostavno organizirati popis e-pošte/popis adresa u Excelu. Ali ispis poštanskih naljepnica, omotnica, čestitki ili bilo čega drugog mogao bi biti težak posao.
Recimo da želite poslati masovnu slanje e-pošte na popis e-pošte koji održavate u Excel proračunskoj tablici, najbolji način na koji to možete učiniti je korištenje značajke spajanja pošte Microsoft Word. Izradom dokumenta za spajanje pošte u Microsoft Wordu i povezivanjem s Excel radnim listom možete povući podatke s popisa programa Excel u naljepnice za ispis za slanje poštom.
Kako napraviti poštanske naljepnice u Wordu iz Excel lista
Pomoću značajke Microsoft Word Mail Merge možete stvoriti list naljepnica za slanje pošte iz Excel lista koji možete ispisati. Ako ne znate kako masovno ispisati svoje naljepnice iz Excela, pročitajte ovaj vodič korak po korak.
Pripremite svoju mailing listu u Excelu
Za izradu i ispis poštanskih naljepnica, prvo morate ispravno postaviti svoj radni list. Upišite zaglavlje stupca u prvu ćeliju svakog stupca i ispunite odgovarajuće podatke ispod tih zaglavlja stupaca. Budući da želimo izraditi naljepnice za slanje pošte, stvorite stupac za svaki element koji želite dodati naljepnicama (kao što su ime, prezime, adresa itd.).
Na primjer, ako ćete izraditi naljepnice za slanje pošte iz Excel lista, on bi vjerojatno imao ove osnovne podatke za kontakt (kao naslove stupaca):
- Ime
- Prezime
- Adresa ulice
- Grad
- država
- Poštanski broj
Pogledajte snimku zaslona u nastavku:
Kada unosite podatke u Excel, rastavite informacije u pojedinačne stupce. Na primjer, umjesto stvaranja jednog stupca imena, podijelite ime u zasebne stupce kao što su naslov, ime, srednje ime, prezime, što bi olakšalo spajanje podataka s Word dokumentom.
Kada unosite podatke, provjerite da vaš radni list ne sadrži prazne retke ili stupce. Spremite radni list nakon što završite s unosom podataka.
Imenujte mailing listu
Nakon što ste stvorili skup podataka, dajte naziv podacima prikazanim na radnom listu. Napraviti to,
Odaberite popis adresa u Excel listu, uključujući zaglavlja. Zatim idite na karticu 'Formule' i kliknite na 'Definiraj naziv' iz grupe Definirani nazivi.
Otvorit će se novi dijaloški okvir, unesite naziv u okvir "Naziv" i kliknite "U redu". Ako naziv ima više riječi, dodajte podvlaku (_) između njih (bez razmaka ili crtice).
Potvrdite format datoteke
Morat ćete povezati Wordov dokument s radnim listom programa Excel koji sadrži popis za slanje e-pošte za ispis naljepnica. Ako prvi put povezujete Word s Excelom, morat ćete omogućiti format pretvorbe koji će vam omogućiti pretvaranje datoteka između dva Microsoftova programa.
Da biste to učinili, prvo otvorite program Microsoft Word. Kliknite karticu "Datoteka" i odaberite "Opcije" pri dnu lijevog okna.
Otvorit će se novi prozor "Opcije riječi". U tom slučaju kliknite "Napredno" u lijevom oknu i pomaknite se prema dolje do odjeljka "Općenito". Označite opciju "Potvrdi pretvorbu formata datoteke pri otvaranju" i kliknite "U redu". To će vam omogućiti jednostavan uvoz podataka iz Excela.
Postavite dokument spajanja pošte u Wordu
Zatim morate postaviti glavni dokument naljepnice u MS Wordu za naljepnice koje želite dodati.
Otvorite prazan Word dokument. Idite na 'Mailings' i kliknite na ikonu 'Start Mail Merge'. Zatim, opcija "Oznake" s padajućeg izbornika.
Također možete odabrati opciju ‘Čarobnjak za spajanje pošte korak po korak’ koja će vas voditi kroz proces.
Pojavit će se dijaloški prozor "Opcije naljepnice". Ovdje možete odabrati dobavljača etikete i broj proizvoda. Odabrali smo proizvođača 3M naljepnica kao našeg dobavljača jer je to marka koju koristimo. Ali ako koristite određenog dobavljača, npr. Avery, onda ih umjesto toga možeš odabrati.
Zatim kliknite na gumb 'Detalji' u donjem lijevom kutu prozora Label Options i otvorit će se novi dijaloški okvir. Ovdje možete promijeniti margine, visinu, širinu, nagib i veličinu naljepnice. Kliknite na "U redu" nakon što izvršite izmjene.
Sada će Word stranica izgledati ovako:
Povežite radni list s Wordovim oznakama
Sada ste postavili prazne oznake u Microsoft Wordu za primanje informacija iz Excela. Zatim biste trebali povezati word dokument s radnim listom koji sadrži vašu poštu/popis adresa kako biste prenijeli podatke na svoje naljepnice.
Idite na karticu "Poštanske poruke" u Word dokumentu i odaberite opciju "Odaberi primatelje". Na padajućem izborniku kliknite opciju "Upotrijebi postojeći popis".
Idite na Excel proračunsku tablicu s popisom e-pošte u prozoru Odabir izvora podataka, odaberite datoteku i kliknite "Otvori".
Ako vidite dijaloški okvir Potvrda izvora podataka, odaberite "OLE DB datoteke baze podataka" i kliknite gumb "U redu".
Pojavit će se još jedan skočni prozor pod nazivom Odaberi tablicu. Ako ste svom popisu adresa dali naziv (Customer_Mailing_List), odaberite ga i kliknite ‘U redu’. Ako ne, odaberite radni list koji sadrži vaš popis i kliknite "U redu".
Kao što možete vidjeti, Word dokument je sada ispunjen adresnim oznakama na kojima piše "Sljedeći zapis".
Uredite popis primatelja za spajanje pošte
Kliknite na opciju "Uredi popis primatelja" na kartici "Poštanske poruke".
Pojavit će se prozor 'Primatelji spajanja pošte' s popisom svih primatelja s vašeg popisa adresa. Sve će biti odabrano prema zadanim postavkama. Ovdje možete sortirati, filtrirati, dodati ili ukloniti primatelje s popisa.
Poništite potvrdni okvir pored imena primatelja koje ne želite u svojim oznakama.
Dodajte polja za spajanje pošte
Sada morate dodati polja za spajanje pošte u dokument prije nego što završite spajanje. Kada svojim oznakama dodate polja za spajanje pošte, ta će polja postati rezervirana mjesta za zaglavlja stupaca na vašem radnom listu. Nakon što je spajanje obavljeno, rezervirana mjesta bit će zamijenjena podacima s vašeg Excel popisa e-pošte.
Da biste dodali polja za spajanje pošte, kliknite na 'Address Block' iz grupe Write & Insert Fields na kartici Mailing.
Ovdje možete odrediti odgovarajući format da se ime primatelja pojavi na naljepnici. U odjeljku "Pregled" vidite pregled odabranog obrasca adrese. Kliknite "U redu" za dodavanje polja.
Ako dijelovi vašeg adresnog bloka nedostaju ili se ne podudaraju s odabranim formatom adrese, to znači da se naslovi stupaca vašeg popisa adresa u Excelu razlikuju od zadanih Wordovih polja za spajanje pošte. Kliknite na gumb 'Upari polja' kako biste uskladili desna polja s poljima potrebnim za adresni blok.
U prozoru 'Podudaranje polja' provjerite odgovaraju li potrebna polja za adresni blok sa stupcem u vašoj radnoj knjizi. Ako ne, kliknite gumb padajućeg izbornika pored potrebnog polja i uskladite ga s naslovom stupca u vašoj Excel datoteci. Kada završite, kliknite "U redu".
Sada će se "AddressBlock" pojaviti u prvoj naljepnici vašeg dokumenta.
Zatim morate kopirati format naljepnice i izgled prve naljepnice (<>) na ostale naljepnice u word dokumentu. Da biste to učinili, kliknite na 'Ažuriraj oznake' u oknu Write & Insert ispod kartice Poštanske poruke.
Izvedite spajanje pošte
Prije nego što spojimo Word dokument i Excel datoteku, pogledajmo kako će izgledati gotove naljepnice.
Da biste pregledali svoje rezultate, odaberite opciju "Pregled rezultata" na gornjoj traci.
Sada možete izvršiti stvarno spajanje pošte.
Možete formatirati trenutno pregledanu oznaku na kartici Početna. Možete čak promijeniti vrstu fonta naljepnica, veličinu fonta, boju fonta itd. po svom ukusu. Nakon što završite s formatiranjem trenutno pregledane oznake, kliknite "Ažuriraj oznake" na kartici Poštanske poruke da biste primijenili oblikovanje na sve oznake.
Da biste izvršili spajanje, idite na karticu "Poštanske poruke", kliknite opciju "Završi i spoji" u grupi Završi. Odaberite opciju "Uredi pojedinačne dokumente" s padajućeg izbornika.
Pojavit će se mali skočni prozor pod nazivom "Spoji u novi dokument". U tom slučaju odaberite "Sve" pod Spoji zapise i kliknite "U redu" za završetak.
Sada će se podaci s vašeg popisa adresa prenijeti na vaše naljepnice i pojavit će se novi dokument s poštanskim naljepnicama s vašeg popisa adresa u Excelu. Sada možete uređivati, formatirati, ispisivati i spremati ovaj dokument s naljepnicama kao i svaki drugi Word dokument.
Bonus savjet: Dodaj obrube na Oznake
Teško je rezati naljepnice bez obruba. Da biste dodali obrube, kliknite ikonu plus (+) u gornjem lijevom dijelu teksta.
Sada su sve oznake u dokumentu odabrane, kliknite ikonu 'Granica' na plutajućem izborniku i kliknite 'Svi obrubi' iz opcija.
Odmah ćete vidjeti granice između različitih oznaka.
Sve što sada preostaje jest ispisati svoje naljepnice, izrezati ih, zalijepiti na mailove i poslati svoje mailove.