Promijenite svoj status tako da svi znaju zašto im se ne javljate
Ljudi koriste Microsoft Teams za komunikaciju i suradnju sa svojim suigračima. Zapravo, toliko da je puno korisnika u komunikacijske svrhe u potpunosti prešlo s e-pošte na Microsoft Teams.
Dakle, prirodno je da tražite neki način u Microsoftovim timovima kako biste svojim suigračima obavijestili kada ne možete dobiti njihove poruke i nećete moći odgovoriti, tako da nema pogrešne komunikacije. Bilo da ste odsutni od svog stola sat vremena, dan ili tjedan, bilo da ste izašli na ručak za klijenta, seminar ili ste odsutni na odmoru, uvijek je dobra praksa dopustiti da vaš status odražava to i to je upravo ono što možete učiniti sa statusom "Izvan ureda" u Microsoftovim timovima.
Ako ne znate koji je status u Microsoft Teams, to je zelena/žuta/crvena točka koja se pojavljuje pored vaše profilne slike u Microsoft Teams i pokazuje vašim kolegama članovima tima jeste li dostupni za vezu.
Ako ste pomalo zbunjeni ovom novom opcijom statusa, niste krivi. Kao što ste možda primijetili, opcija izvan ureda nije jedna od standardnih opcija dostupnih u značajci "Status" u timovima. Postavljanje statusa 'Out of Office' u Microsoft Teams također nije tako jednostavno kao promjena statusa iz "Dostupan" u "Zauzet" ili "Ne ometaj" - nešto što možete učiniti u trenu.
Odakle postaviti status 'Out of Office' u timovima?
"Gdje mogu postaviti ovaj status izvan ureda u timovima ako ne iz opcije Status?" Pa, stvar je u tome da uopće ne možete postaviti status izvan ureda iz Microsoft Teamsa. Za to vam je potreban Outlook.
Microsoft Teams sinkronizira se s vašim Outlook računom i preuzima status izvan ureda iz Outlooka i automatski to odražava na vašem Teams računu. Dakle, nije ni čudo što niste pronašli opciju za postavljanje statusa odmah. Microsoft to sigurno ne olakšava.
Kako postaviti izvan ureda u Outlooku?
Da biste postavili status izvan ureda u timovima, morate postaviti "Automatske odgovore" na svom Outlook računu. Što su automatski odgovori? Značajka automatski šalje poruku na sve e-poruke koje primite dok je uključena. Microsoft Teams vidi kada imate uključene automatske odgovore u Outlooku i mijenja vaš status kako bi odražavao vaše boravište.
Možete postaviti automatske odgovore u Outlooku iz aplikacije za stolna računala ili Outlook weba.
Da biste postavili automatske odgovore iz aplikacije Outlook za stolna računala, otvorite aplikaciju i kliknite na opciju 'Datoteka' na traci izbornika.
Sada kliknite na opciju "Automatski odgovori" na zaslonu s podacima o računu.
Otvorit će se dijaloški okvir za postavljanje automatskih odgovora. Trenutačno će se prikazati "Ne šalji". Odaberite radio gumb za "Pošalji automatske odgovore".
Također možete odrediti vremenski raspon tijekom kojeg ćete poslati poruku o odsutnosti. Označite okvir za "Samo šalji u ovom vremenskom rasponu" i odaberite datum i vrijeme.
Možete postaviti prilagođenu poruku za što ćete odgovoriti na primljene poruke. Sada, ako koristite račun organizacije, postojat će dvije opcije za poruku. Možete postaviti različite poruke za osobe unutarnje i vanjske u vašoj organizaciji. Za osobni račun neće biti razlike. Na kraju kliknite na 'U redu' da biste spremili promjene.
Nakon što uključite odgovore izvan ureda, idite na Microsoft Teams. Vaš status će se promijeniti u Izvan ureda, a poruka koju ste postavili u automatskim odgovorima također će se prikazati s vašim statusom kada netko pređe mišem iznad vaše profilne slike.
Da biste postavili automatske odgovore iz Outlooka za web, idite na outlook.live.com i prijavite se svojim računom. Zatim kliknite na opciju 'Postavke' (ikona zupčanika) u gornjem desnom kutu zaslona.
U tekstualni okvir za pretraživanje upišite "Izvan ureda" ili "Automatski odgovori", a zatim kliknite na rezultat pretraživanja za postavku Automatski odgovori.
Otvorit će se dijaloški okvir za automatske odgovore. Uključite prekidač za 'Automatski odgovori uključeni'.
Ako želite slati automatske odgovore za određeno razdoblje, označite okvir za "Slanje odgovora samo tijekom vremenskog razdoblja" i navedite datum i vrijeme te postavite svoju prilagođenu poruku.
Postavljanje automatskih odgovora najbolji je način za postavljanje statusa izvan ureda u Microsoft Teams. Možete postaviti status za određeno vremensko razdoblje, a uz njega također imate prilagođenu poruku s objašnjenjem. Ali to definitivno nije jedini način.
Također možete postaviti status izvan ureda kreiranjem sastanka u svom kalendaru te ga postavite na "Izvan ureda". Otvorite desktop aplikaciju Outlook i prijeđite na kalendar umjesto na e-poštu.
Kliknite na opciju 'Novi termin' na početnom izborniku.
Otvorit će se dijaloški okvir za kreiranje termina. Zakažite termin kada ćete biti izvan ureda. Sada kliknite na "Opcije".
Na padajućem izborniku pored opcije "Prikaži kao" odaberite "Out of Office" i spremite termin.
Microsoft Teams promijenit će vaš status u Izvan ureda tijekom vremena kada postavite termin u Outlooku.
Sada se možete bezbrižno odmaknuti od svog stola. Svi će moći vidjeti vaš status izvan ureda. U osobnim razgovorima, upozorenje na strani pošiljatelja podsjetit će ga da ste izvan ureda i da mu se možda tada nećete moći vratiti.