Uvjetno oblikovanje omogućuje isticanje važnih podataka i primjenu specifičnog oblikovanja na ćelije koje zadovoljavaju određene kriterije.
Excelovo uvjetno oblikovanje moćna je značajka koja vam omogućuje promjenu formata ćelija na temelju uvjeta (ili kriterija). Uvjetno oblikovanje pomaže istaknuti, naglasiti ili razlikovati podatke pohranjene u Excel proračunskoj tablici.
Sva pravila uvjetnog oblikovanja temelje se na jednostavnoj logici: ako su uvjeti istiniti, tada će se primijeniti specifično oblikovanje; ako su uvjeti lažni, formatiranje se neće primijeniti.
Uvjetno oblikovanje pomaže vam istaknuti važne podatke u skupu podataka, naglasiti anomalije i vizualizirati podatke pomoću podatkovnih traka, boja i skupova ikona. U ovom vodiču ćemo istražiti kako primijeniti uvjetno oblikovanje za isticanje ćelija ili raspona ćelija na temelju uvjeta.
Kako primijeniti Excel uvjetno oblikovanje
Na primjer, Vi ste zaduženi za upravljanje velikim popisom zaliha s nekoliko artikala i njihovom odgovarajućom količinom na zalihama. A ako je količina na zalihama određenog artikla ispod, recimo 50, važno je da to morate uzeti u obzir kako biste ga mogli obnoviti.
Ako taj popis inventara ima skup podataka sa stotinama redaka, nije baš učinkovito pretraživati red po red kako biste vidjeli postoje li brojevi u tom stupcu ispod '50'. Tu je zgodna značajka uvjetnog oblikovanja. Uz nekoliko klikova mišem možete istaknuti sve vrijednosti u stupcu koji je manji od '50'.
Uvjetno oblikovanje s pravilima isticanja
U našem primjeru imamo radni list koji sadrži zapise o prodaji nekih proizvoda. želimo istaknuti iznos koji je manji od 500 u prodaji.
Da biste to učinili, najprije odaberite raspon ćelija na koji želite primijeniti pravilo (uvjet). U našem primjeru želimo istaknuti iznos manji od 500 u stupcu "Iznos", pa odaberite stupac D. Možete istaknuti vrijednosti u rasponu ćelija ili više raspona ćelija, ili čak na cijelom listu.
Zatim idite na karticu "Početna" i kliknite "Uvjetno oblikovanje". S padajućeg izbornika odaberite 'Highlight Cells Rules' i budući da želimo pronaći manje od 500 vrijednosti, kliknite opciju 'Manje od'. Excel nudi sedam unaprijed postavljenih pravila isticanja. Možete koristiti bilo koji od njih za isticanje podataka.
Zatim će se pojaviti dijaloški okvir "Manje od". U tom slučaju unesite "500" u okvir "Oblikuj ćelije koje su MANJE OD" i odaberite oblikovanje za isticanje na padajućem izborniku pokraj njega.
Sada će ćelije koje sadrže manje od 500 u svojim vrijednostima biti istaknute u odabranom oblikovanju.
Pogledajmo kako istaknuti vrijednosti koje sadrže određeni tekstualni niz. U sljedećem primjeru želimo istaknuti sve zaposlenike iz Novog Južnog Walesa (NSW).
Da biste to učinili, idite na karticu Početna –>Uvjetno oblikovanje –>Pravila za isticanje ćelija –>Tekst koji sadrži.
Možete koristiti druge opcije u vodoravnom padajućem izborniku "Istakni pravila ćelija" da biste istaknuli duplicirane vrijednosti, datume, veće od, jednako ili između vrijednosti.
U dijaloškom okviru Tekst koji sadrži unesite "NSW" u okvir i odaberite oblikovanje te kliknite "U redu".
Rezultat:
Uvjetno oblikovanje s gornjim/donjim pravilima
Pravila odozgo/dolje još su jedna korisna ugrađena unaprijed postavljena pravila uvjetnog oblikovanja dostupna u Excelu. Ova pravila omogućuju vam da privučete pozornost na gornji (n) broj stavki, gornji (n) broj postotaka, donji (n) broj stavki, donji (n) broj postotaka ili vrijednosti ćelija koje su iznad prosjek ili ispod prosjeka.
Recimo da imate ocjenu učenika u proračunskoj tablici i želite saznati 10 najboljih izvođača (najboljih 10 rangova) s tog popisa. Uz uvjetno oblikovanje, možete istaknuti prvih 10 ocjena ili prvih 15, ili bilo koji (n) broj najboljih stavki. Da biste istaknuli prvih 10 stavki u rasponu ćelija, najprije odaberite raspon (Ukupno) u tablici.
Zatim idite na "Uvjetno oblikovanje", proširite "Pravila na vrhu/dolje" i odaberite opciju "Top 10 items...".
U dijaloškom okviru ‘Top 10 items’, promijenite broj rangova pomoću sićušnih strelica u lijevom polju. Ako želite istaknuti prvih 20 rangova (ukupna ocjena) na svom popisu ocjena, tada postavite broj na 20. Zadana vrijednost je već 10, tako da je zadržavamo. Odaberite oblikovanje ćelije u desnom polju i kliknite "U redu"
Prvih 10 ocjena iz stupca "Ukupno" istaknuto je kao što je prikazano u nastavku.
Recimo da želite pronaći ispodprosječne ocjene u stupcu 'Ispit 1' na istom listu s ocjenama. Da biste to učinili, idite na karticu Početna –>Uvjetno oblikovanje –>Pravila na vrhu/ dnu –>ispod prosjeka.
Možete postaviti vlastito uvjetno oblikovanje umjesto odabira jednog od unaprijed definiranih uvjeta. Da biste izradili vlastito oblikovanje, odaberite opciju "Prilagođeni format" u prozoru "ispod prosjeka".
Otvorit će se novi prozor Format Cells, ovdje možete prilagoditi svoje oblikovanje ćelija. Odabiremo narančastu boju kako bismo istaknuli ispodprosječne ocjene. Kada završite, dvaput kliknite "U redu" da biste vidjeli rezultat.
Rezultat:
Primijenite podatkovne trake
Podatkovne trake su jednostavno vodoravne trake u vašim ćelijama. Veličina trake je relativna u odnosu na vrijednost ćelije u odnosu na vrijednost drugih ćelija u odabranom rasponu. To znači da je vrijednost kratke trake niska u usporedbi s drugim vrijednostima ćelije, a duga traka znači da je vrijednost visoka u usporedbi s drugim vrijednostima ćelije.
Najprije odaberite raspon ćelija koje želite vizualizirati s podatkovnim trakama.
Zatim idite na "Uvjetno oblikovanje" na kartici "Početna", zatim proširite "Podatkovne trake" na padajućem izborniku i odaberite podatkovnu traku po svom izboru.
Razlika između formata podatkovne trake i drugih formata je u tome što se prikazuje na svim ćelijama umjesto da ispunjava određeni uvjet.
Primijenite ljestvice boja
Ljestvice boja vrlo su slične podatkovnim trakama jer obje povezuju vrijednost pojedinačne ćelije s vrijednošću drugih ćelija u odabranom rasponu. Međutim, podatkovne trake vizualiziraju vrijednost ćelije po duljini trake, dok ljestvice boja to čine s gradijentima boja.
Svaka opcija ljestvice boja koristi uzorke gradijenta u dvije ili tri boje. Jedna boja je dodijeljena najvišim vrijednostima, druga boja je dodijeljena najnižim vrijednostima, a sve ostale vrijednosti između dobivaju mješavinu te dvije boje.
Za to ćemo koristiti isti primjer koji smo koristili za podatkovne trake. Odaberite raspon ćelija, idite na Početna –> Uvjetno oblikovanje –> Ljestvice boja. Zatim odaberite raspon boja s horizontalnog padajućeg izbornika Ljestvice boja.
Kada smo odabrali prvi raspon boja, crvena boja je dodijeljena najnižoj vrijednosti, zelena boja je dodijeljena najvišoj vrijednosti, a sve vrijednosti između dodijeljene su boje koje su mješavina crvene i zelene boje (kao što je prikazano dolje). Budući da se žuta dobiva spajanjem crvene i zelene jednakog intenziteta, s njom se pridružuju ćelije s prosječnim vrijednostima.
Primijenite skupove ikona
Skupovi ikona još su jedna metoda za vizualizaciju podataka unutar svake ćelije i međusobno povezivanje ćelija.
Odaberite ćelije i kliknite Početna –>Uvjetno oblikovanje –> Skupovi ikona. Možete odabrati bilo koji od ovih skupova ikona koji su prikladniji za vaše potrebe. Za naš primjer, odabrat ćemo prvu opciju pod Directional.
Crvene, žute i zelene strelice koje označavaju stavke niske, srednje ili visoke cijene.
Uklonite uvjetno oblikovanje
Da biste uklonili uvjetno oblikovanje, vratite se na opciju "Uvjetno oblikovanje" na kartici "Početna" i kliknite "Izbriši pravila". Zatim odaberite koja pravila želite izbrisati.
Odabrat ćemo "Izbriši pravila s cijelog lista" da uklonimo svo uvjetno oblikovanje s radnog lista.
Sada ste naučili kako koristiti uvjetno oblikovanje za formatiranje ćelija s unaprijed postavljenim uvjetom programa Excel.