Vodite automatizirane bilješke na sastanku pomoću značajke Live Transcriptions u Microsoft Teams.
Microsoftovi timovi su bili dosta ispred u hordi Workstream Collaboration aplikacija. Ali u posljednje vrijeme pomiče svoje granice još dalje kako bi ostao relevantan u promjenjivim vremenima. Zahvaljujući drastičnim promjenama u cijeloj jednadžbi koja okružuje način na koji radimo i glomaznoj konkurenciji, Microsoft Teams dosljedno donosi svoju A-igru.
Najnoviji dodatak arsenalu značajki koje Teams nudi su transkripcije sastanaka uživo. Prijepisi uživo dostupni su tijekom sastanka i ne morate snimati sastanak da biste generirali te transkripcije.
Transkripcije mogu uvelike poboljšati vaše iskustvo sastanka. Oni ne samo da vaše sastanke čine produktivnijima automatizirajući bilješke sa sastanka umjesto vas. Iako ne morate ručno pisati bilješke je veliki plus. Oni također čine sastanke inkluzivnijim za sudionike koji su gluhi ili nagluhi, koji su na bučnom mjestu ili imaju različitu razinu znanja jezika.
Po čemu se transkripcija razlikuje od titlova uživo?
Microsoft Teams već duže vrijeme ima značajku titlova uživo. Dakle, što je tako posebno u transkripciji sastanaka? Najveća razlika je u dostupnosti.
Prijepisi su dostupni nakon sastanka. Možete ih preuzeti i podijeliti s bilo kim. Upravo zato smo ih nazvali “automatizirane bilješke sa sastanka”. Ali Teams ne sprema titlove.
Također, kada omogućite titlove, oni su vidljivi samo vama, ali je transkripcija vidljiva svima, iako je korisnici mogu sakriti.
Ako je glavni razlog zašto želite omogućiti prijepise da sastanak učinite uključivim i pristupačnijim, možete koristiti bilo transkripcije ili titlove. Ali da biste imali zapis o cijelom sastanku, pravo je transkripcija.
Preduvjeti za korištenje transkripcije u Misrosoft timovima
Postoji nekoliko nizova vezanih uz korištenje transkripcija u Microsoftovim timovima. Prvo, dostupan je samo za zakazane sastanke, a ne za sastanke na kanalu ili 'Meet Now'. Dakle, ako je vaš program uključivost i bolja razumljivost na improviziranom sastanku ili sastanku na kanalu, možete odabrati titlove uživo.
Također, značajka je dostupna samo kada je govorni jezik američki engleski. Štoviše, može se koristiti samo iz aplikacije za stolna računala i dostupna je samo za određene licence. To u biti znači da besplatni korisnici Microsoft Teamsa i isključene vrste licenci nemaju pristup toj značajci.
Organizacije sa sljedećim licencama imaju pristup Transkripcijama u timovima: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU-ovi.
Korisnici GCC, GCC-High i DoD ne ispunjavaju uvjete za korištenje ove značajke.
Transkripcija bi također trebala biti omogućena za organizaciju od strane IT administratora. Ako ne možete pronaći opciju za transkripciju, morate se obratiti administratoru.
Omogućavanje transkripcije za vašu organizaciju
Ako ste IT administrator za svoju organizaciju, idite na centar administracije Teams.
IT administratori organizacije mogu omogućiti transkripciju za svakoga tako što će je uključiti u globalnu politiku ili selektivne ljude tako da imaju različita pravila za različite korisnike.
Na navigacijskoj ploči s lijeve strane kliknite opciju za "Sastanci".
Nekoliko opcija će se proširiti ispod njega. Od ovih odaberite "Pravila za sastanke".
Da biste omogućili opciju za cijelu organizaciju, kliknite opciju ili "Globalno (zadana postavka za cijelu organizaciju)".
Pomaknite se prema dolje do odjeljka "Audio i video". Zatim provjerite je li uključena opcija za "Dopusti transkripciju".
Da biste ga selektivno omogućili, imate dvije mogućnosti. Možete ga uključiti za cijelu organizaciju, a zatim izraditi prilagođeno pravilo gdje opcija za transkripciju nije omogućena i dodijeliti pravilo korisnicima kojima ne želite pristupiti značajci. Ili biste mogli ići u potpuno suprotnom smjeru, gdje opcija nije omogućena globalno, već samo u prilagođenoj politici i možete je dodijeliti korisnicima kojima želite da imaju pristup značajci.
Da biste izradili novu politiku sastanka, idite na stranicu "Pravila za sastanke" i kliknite gumb "Dodaj".
Dajte naziv politici i konfigurirajte je onako kako želite. Kliknite gumb "Spremi".
Da biste dodijelili pravilo korisnicima, odaberite ga i kliknite gumb "Upravljanje korisnicima".
S desne strane će se pojaviti ploča. Potražite korisnike kojima želite dodijeliti pravila i kliknite gumb "Primijeni".
Također možete dodijeliti pravila bilo kojoj skupini korisnika u svojoj organizaciji.
Korištenje značajke transkripcije na sastancima
Korištenje značajke na sastancima je šetnja parkom. Ali zapamtite da možete transkribirati samo zakazane sastanke. Započnite ili se pridružite zakazanom sastanku iz događaja u kalendaru.
Organizator sastanka i osobe iz istog stanara mogu započeti transkripciju. Gosti, osobe iz drugog stanara i anonimni korisnici (osobe koje ne žele biti identificirane u transkripcijama) ne mogu započeti transkripciju na sastanku.
Da biste započeli prijepis, idite na "Više radnji" na alatnoj traci sastanka.
Zatim iz opcija odaberite "Pokreni transkripciju".
Vidjet ćete obavijest da je transkripcija započela i trebali biste svima obavijestiti da se transkripiraju. Ali i drugi će sudionici vidjeti obavijest da se sastanak transkribira. Unatoč tome, trebali biste sve obavijestiti iz ljubaznosti za sudionike koji su se pridružili putem telefona.
Ploča za transkripciju će se pojaviti s desne strane. Prijepis će također sadržavati korisničko ime i ikonu profila sudionika, kao i vremensku oznaku.
Svi sudionici sastanka mogu u bilo kojem trenutku prikazati ili sakriti ploču s transkriptom. Kliknite gumb "Zatvori" na ploči da biste ga sakrili.
Također možete otići na izbornik Više radnji i tamo odabrati "Sakrij transkript".
Za prikaz ploče odaberite "Prikaži prijepis" na izborniku Više radnji.
Organizator sastanka i izlagači mogu zaustaviti transkripciju i ponovno je pokrenuti u bilo kojem trenutku tijekom sastanka. Da biste zaustavili transkripciju, idite na izbornik Više radnji i odaberite "Zaustavi transkripciju".
Svi će dobiti obavijest da ste prestali s transkripcijom. Transkripcija će se automatski zaustaviti kada svi napuste sastanak.
Preuzimanje i dijeljenje transkripcija
Transkripti sastanka dostupni su za preuzimanje automatski nakon sastanka u kalendarskom događaju. Idite na 'Kalendar' s navigacijske ploče s lijeve strane.
Zatim otvorite događaj za zakazani sastanak.
Stranica sastanka imat će dodatnu karticu na vrhu: "Snimke i transkripti".
Tamo će biti dostupan cijeli prijepis. Da biste ga preuzeli, kliknite gumb za preuzimanje.
Prijepis možete preuzeti kao .vtt datoteku (popularni format za prijepise) ili .docx datoteku (Word dokument).
Prijepisi su dostupni za preuzimanje s računa sudionika dok ih organizator sastanka ne izbriše.
Mobilni sudionici ne mogu vidjeti transkripciju u mobilnoj aplikaciji. Kako biste je učinili dostupnim mobilnim sudionicima, preuzmite datoteku i prenesite je na chat. Idite na chat sastanka i kliknite gumb "Priloži" za prijenos datoteke.
Mobilni sudionici tada mogu pronaći datoteku u svom chatu.
Skrivanje vašeg identiteta u transkripcijama
Timovi mogu identificirati osobu koja govori, a transkripcije sastanka automatski uključuju korisničko ime i ime osobe. Ako želite ostati anonimni u transkripciji, možete sakriti svoj identitet. Ali to morate učiniti prije sastanka.
Kliknite ikonu "Postavke i više" (izbornik s tri točke) pored ikone vašeg profila na naslovnoj traci. Zatim s izbornika odaberite "Postavke".
Otvorit će se postavke. Na navigacijskom izborniku s lijeve strane idite na "Titlovi i transkripti".
Zatim isključite prekidač za "Automatski me identificiraj u titlovima i prijepisima".
Transkripcije su izvrsna značajka i Microsoft Teams ih svakako čini jednostavnim za korištenje. Dakle, sljedeći put kada želite voditi bilješke sa sastanka ili želite sadržaj sastanka učiniti dostupnim svima, možete prepisati cijeli sastanak.